Может ли работодатель самостоятельно составить график отпусков

Сегодня предлагаем обсудить следующую тему: "Может ли работодатель самостоятельно составить график отпусков". Если возникнут вопросы, то вы обязательно найдете ответы в статье. Если все же потребуются уточнения, то обращайтесь к дежурному юристу.

Составляем график отпусков

«Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 12

Вот и подошло время утверждения графика отпусков на следующий год. Проведены подготовительные мероприятия по сбору от работников пожеланий, осталось объединить их в один документ, ведь надо успеть закончить формирование графика не менее чем за две недели до наступления 2010 г. Поможем кадровикам в составлении данного документа и расскажем о некоторых особенностях оформления графика. Также рассмотрим, каким категориям персонала отпуск предоставляется в удобное для них время и можно ли разделить отпуск на две и более частей.

Льготные категории персонала

Очередность предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков в силу ст. 123 ТК РФ. Причем при наличии профсоюзного органа в организации его мнение необходимо учитывать при составлении данного документа. Статья 372 ТК РФ устанавливает порядок учета мнения первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов. Рассмотрим его подробнее.

Работодатель перед утверждением графика отпусков должен направить его проект и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников, который не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта указанного локального нормативного акта направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Если профсоюзный орган не согласен с проектом графика либо подает предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней провести дополнительные консультации с профсоюзом работников в целях достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право утвердить график отпусков. В свою очередь, профсоюзный орган может обжаловать такое решение работодателя в ГИТ или суд.

График отпусков оформляется документом по форме N Т-7, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1), обязателен как для работодателя, так и для работника и утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Собрав сведения со всех отделов и структурных подразделений, кадровик приступает к формированию единого документа. При этом следует иметь в виду, что есть категории персонала, которые в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К ним относятся:

Нередко кадровики задают вопрос: можно ли работников, которым отпуск предоставляется в удобное для них время, не включать в график отпусков? Мы рекомендуем все-таки включать, так как контролирующие органы могут расценить их невключение как нарушение норм трудового законодательства. Лучше впоследствии по заявлению работника изменить дату и внести корректировку в график.

Кроме этого, кадровикам необходимо проверить стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. В частности, в силу ст. 121 ТК РФ в него включается время:

  • фактической работы;
  • когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
  • вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
  • отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
  • предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Внимание! В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается время:

  • отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
  • отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Как заполнить график отпусков?

Из писем читателей стало ясно, что достаточно часто возникают затруднения с расположением сотрудников в графике. Мы можем предложить следующие варианты.

Если организация достаточно большая, лучше структурировать график отпусков по отделам, а уже внутри них располагать сотрудников в соответствии с должностной иерархией. Еще можно использовать хронологическую последовательность, то есть первая запись будет о работнике, который уходит в отпуск в январе. Если организация небольшая, то можно просто упорядочить работников по алфавиту.

Помните, что графы 7, 8 и 9 при составлении графика не заполняются, так как в соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск может быть продлен или перенесен на другое время, тогда в эти графы вносятся изменения. Также имейте в виду, что по соглашению между работником и работодателем ежегодный отпуск может быть разделен на части, одна из которых не может быть менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Иногда у кадровых служб возникает вопрос: нужно ли вносить в график отпусков сотрудников, которые были приняты на работу в текущем календарном году и право на отпуск у них возникает в этом же году? Отвечаем. Если после утверждения графика отпусков в организацию приняты новые сотрудники, в него нужно внести изменения. Это можно делать ежемесячно (или по мере надобности), издавая дополнения к документу, используя унифицированную форму N Т-7. Основанием для внесения изменений будет приказ, в котором указываются причины изменений. Напомним, что дополнение является приложением к основному графику отпусков, следовательно, утверждать его необходимо в том же порядке, что и первоначальный график (завизировать у руководителей кадровой службы и структурных подразделений, затем согласовать с профсоюзным органом, далее дополнение должен утвердить руководитель организации).

Унифицированная форма N Т-7

Начальник отдела продаж А.С. Садов использовал 7 календарных дней отпуска авансом в период с 14.12.2009 по 20.12.2009.
Курьер Н.И. Тишков не достиг возраста 18 лет, поэтому продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска данного работника составляет 31 календарный день.

Внимание! Индивидуальные предприниматели также обязаны издавать локальные нормативные акты (приказы об утверждении штатного расписания, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка и др.), а также индивидуальные правовые акты (приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, увольнении и др.). Об этом говорят специалисты Роструда в Письме от 31.10.2007 N 4414-6.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). При этом в соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

  • временной нетрудоспособности работника;
  • исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
  • в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Довольно часто при заполнении графика возникает вопрос: период предоставления отпуска отражать точными датами или достаточно указать месяц? Поскольку Постановление N 1 не дает разъяснений, работодатель принимает решение самостоятельно. Однако хотелось бы отметить, что при указании в графике точной даты предполагаемого отпуска в дальнейшем написание работником заявления на его предоставление не требуется. Если же в графике указан только месяц, для издания приказа непременно потребуется заявление работника с указанием точной даты предполагаемого ухода в отпуск, что не очень удобно. Поэтому рекомендуем сразу точно указывать даты отпускного периода.

Читайте так же:  Возврат обуви в магазин после небольшой носки

Некоторым работникам в организации полагаются различные дополнительные оплачиваемые отпуска (например, за вредные условия труда), иногда достаточно продолжительные. В связи с этим кадровики задают вопрос: нужно ли данный отпуск вносить в график отпусков? В п. 8 Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 N 273/П-20, отмечено, что дополнительный отпуск предоставляется одновременно с ежегодным отпуском. Если ежегодный оплачиваемый отпуск поделен на части в соответствии с требованиями ст. 125 ТК РФ, дополнительный отпуск может быть присоединен к одной из частей ежегодного отпуска. Поэтому для удобства рекомендуем внести в существующую форму графика отпусков дополнительную графу, в которой и отражать количество дней дополнительного отпуска.

Даже если у вас небольшая организация, состоящая, например, из трех человек, все равно лучше составить график отпусков — если при проверке ГИТ обнаружит отсутствие этого документа, штрафных санкций не миновать. В таком случае инспекторы государственной инспекции труда имеют право привлечь к административной ответственности как работодателя (организацию или индивидуального предпринимателя), так и руководителя организации. Административные штрафы за нарушение законодательства о труде и об охране труда предусмотрены ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а именно:

  • на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • на юридических лиц — в размере от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — в размере от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

В соответствии со стр. 356 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации (с указанием сроков хранения) , график отпусков хранится один год, затем его можно уничтожить.

Утвержден Росархивом 06.10.2000.

Как оформить перенос ежегодного отпуска?

В случае изменения сроков предоставления отпусков конкретным работникам в графике отпусков необходимо заполнить графы 7, 8 и 9, которые при утверждении документа были пустыми.

Перенос ежегодного отпуска у работника может произойти по производственной необходимости и по желанию работника. Перенести отпуск по инициативе работодателя можно только в том случае, если:

  • отпуск конкретного работника в текущем рабочем году неблагоприятно скажется на ходе работ в организации;
  • возникла необходимость отзыва работника из отпуска.

Внимание! Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда (ст. 125 ТК РФ).

Если своевременно не была произведена оплата ежегодного отпуска или работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ). Указанное заявление пишется в свободной форме. Оно требуется и в случае переноса отпуска по желанию работника.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенные в Постановлении N 1). В таких случаях целесообразно издать приказ руководителя организации о переносе срока отпуска и внесении изменений в график отпусков. Поскольку унифицированной формы приказа не существует, приведем пример на с. 65.

Нужно ли знакомить работников с графиком?

Ознакомление работников с графиком остается на усмотрение работодателя. Если руководством принято решение об ознакомлении каждого работника, рекомендуем вывесить график отпусков на информационном стенде или внести дополнительную графу в унифицированную форму, например: «С графиком ознакомлен. Дата. Подпись работника».

Внести такую графу работодателю позволяет Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. Данное изменение унифицированной формы должно быть оформлено соответствующими организационно-распорядительными документами, например приказом руководителя организации. Приведем пример такого приказа.

В соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Не надо думать, что вы выполните указанные требования, ознакомив всех работников с графиком под роспись. Поскольку формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно, для своевременного уведомления сотрудника о предстоящем ежегодном отпуске рекомендуем либо заблаговременно подготавливать приказ о предоставлении отпуска (формы N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»), либо готовить извещения каждому работнику.

График отпусков работников

Краткое содержание

  • При графике 2/2 как должен работать работник если второй уходит в отпуск.
  • Обязан ли работодатель ознакомить работников с графиком отпусков до его утверждения?
  • График отпусков права и обязанности работодателя и работника.
  • График отпусков составляется с учетом пожелания работников?
  • Можно ли оправить работника в очередной отпуск вне графика, ? Какие есть исключения?
  • Имеет ли право директор отпустить работника в отпуск раньше на 2 дня, чем по графику.
  • Нужно ли в графике сменности указывать очередные отпуска работников?
  • График отпусков
  • Отпуска работников
  • Несоблюдение графика отпусков
  • График работы отпуск
  • Декретный отпуск работника

1. При графике 2/2 как должен работать работник если второй уходит в отпуск.

1.1. Здесь 2 варианта: либо ушедшему в отпуск работодатель находит замену и оставшийся работает как и прежде 2/2, либо приказом переходит на график 5/2 или 6/1, естественно с меньшим часов работы, иначе будет переработка.

2. Обязан ли работодатель ознакомить работников с графиком отпусков до его утверждения?

2.1. Естественно. Обычно за свои даты расписывается каждый из работников. Если вы рабгтаете по трудовому договору, конечно.

2.2. Согласно статье 22 ТК РФ, работодатель обязан, среди прочего, знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Данное указание в полной мере распространяется также и на график отпусков, утверждаемый работодателем в порядке статьи 123 ТК РФ. Поэтому — обязан. Такие дела.

3. График отпусков права и обязанности работодателя и работника.

Читайте так же:  Заполение трудовой книжки при переводе работника

3.1. Добрый день!
Ст. 123 Трудового кодекса предусматривает обязательное соблюдение графика отпусков как для работодателя, так и для работника.
Права и обязанности сторон разъясняются в главе 19 Трудового кодекса РФ.

4. График отпусков составляется с учетом пожелания работников?

4.1. Здравствуйте, уважаемая марина
Безусловно он составляется с учетом пожеланий, но и принимаются другие обстоятельства, е примеру не могут отпустить в отпуск летом сразу всех работников

Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.

Удачи Вам в решении Вашего вопроса.

5. Можно ли оправить работника в очередной отпуск вне графика, ? Какие есть исключения?

5.1. ДОБРОЕ ВРЕМЯ СУТОК

Отправить можно — если РАБОТНИК согласен или в связи с производственной необходимостью — по согласованию с профкомом

УДАЧИ ВАМ, И ВСЕГО ХОРОШЕГО

6. Имеет ли право директор отпустить работника в отпуск раньше на 2 дня, чем по графику.

6.1. Здравствуйте. Да, имеет право.

6.2. Предоставление отпуска работнику осуществляется по графику, который может корректироваться сторонами трудового договора, поэтому директор вправе (может) удовлетворить желаниие работника и отпустить его в отпуск раньше на два дня

7. Нужно ли в графике сменности указывать очередные отпуска работников?

ДА, конечно нужно

8. Переносится ли неиспользованный отпуск на следующий календарный год или обязательно нужно идти в отпуск по утверждённому графику (в текущем году)? Возможно ли, по желанию работника, получить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, что для этого нужно сделать?

8.1. Уважаемый посетитель сайта! Не зная всей ситуации, сложившейся на вашей работе, вашего возраста и климатической зоны, где вы проживаете, могу посоветовать ознакомиться с главой 19 ТК РФ. Обратите внимание, что компексация полагается только за дни сверх 28-дневного отпуска.

8.2. Согласно ст. 124 ТК РФ — неиспользованный отпуск переносится на следующий год и должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
Если продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней, замена его (полностью или в части) денежной компенсацией не допускается.
Денежной компенсацией по письменному заявлению работника может заменяться только часть каждого ежегодного отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.
То есть в случае, когда происходит суммирование ежегодных оплачиваемых отпусков либо перенесение неиспользованного ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год. Либо к случаям для работников у которых предусмотрен основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней или для тех работников которые имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск.

9. Скажите пожалуйста! Работаю на госпредприятии, график день ночь отсыпной выходной, в начале года составлен был график отпусков без учета работников, по графику мне поставили в октябре этого года. Родственники Мне купили билет на сентябрь месяц на поездку. Нач.смены я предупредила за месяц что мне купили билет, но отпускать не хочет. У меня до поездки осталась неделя, как мне можно поступить в данном случае билет сдавать не хочеться?

9.1. Попробуйте административный написать, за свой счет.

10. Если работник попал под сокращение, и он написал заявление на отпуск. Ему был предоставлен полностью отпуск сколько написан в графике, но лимит истекает в феврале 2020 года а в отпуск ушел раньше. Правильно сделана процедура.

10.1. Может и раньше уйти по сглашению сторон.

11. Работник устроился 1.02.2018 года на работу, отпуск был предоставлен 1.02.2019 на 28 дней. Сейчас работник желает получить еще отпуск с 16.09.2019 но данный отпуск в графике отпусков не стоит. Могу ли я его отпустить в отпуск за 2019 год с внесением изменений в график отпусков или только за свой счет может уйти.

11.1. Работник вполне может взять отпуск либо полностью, либо на 2 недели, по заявлению и по договоренности с руководителем. В график вы в любом случае обязаны внести, для учета отпусков, согласно правилам оформления.
2 недели может взять резонно, так как грубо говоря отработал полгода если в этом загвоздка. Хотя это правило действует при устройстве в первый год на работу.

11.2. Можете отпустить по согласию сторон. А вообще согласно ст.123 Трудового кодекса РФ должен быть график отпусков, а его отсутствие в отношении работника — нарушение его прав, что дает ему основание для обращения в Государственную инспекцию труда и судебной защиты нарушенного права (ст.392-393 Трудового кодекса РФ). Чтобы не доводить до жалоб и суда, то можете предоставить ему отпуск.

11.3. Если Вы готовы отпустить работника в отпуск, то Вы вправе внести дополнение в график отпусков и отпустить его, в том числе и полностью на 28 дней.

11.4. Статьи 114-128 ТК РФ регулируют данный вопрос.
Он может взять отпуск полностью и частично, если нужно, можно внести изменения в график отпусков приказом руководителя. Если отработал полгода, имеет право.

11.5. Вы можете отпустить в отпуск и только за свой счет по соглашению

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению работника и работодателя (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).

11.6. Работник должен был в первый отпуск пойти 01.01.2019 г. спустя 11 месяцев работы, а не 01.02.2019 г.
отпуска предоставляются в последующем по графику (ст.123 РК РФ).
Вы можете отпустить его в отпуск, это Ваше полное право. И рабочий процесс Вам регулировать. А в график можете внести изменения в отношении него.

11.7. Добрый день.
В соответствии с частью 4 статьи 122 «Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков» Трудового кодекса РФ
«Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя».
При этом, частями 1 и 2 статьи 123 ТК РФ «Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков» порядок (очередность) предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника».
Поэтому Вы можете по своему решению, если есть возможность, отпустить работника в очередной отпуск за 2019 год в полном объеме (28 календарных дней), при этом в обязательном порядке внести необходимые дополнения в график отпусков.
Желаю Вам успехов.

Читайте так же:  Взыскание обеспечительного платежа по договору поставки оборудования

11.8. Вы обязаны отпустить работника в его очередной отпуск после 6 ти месю пепрерывной работы. Такжеь у Вас должны быть составлен график отпусков, его отсутствие это нарушение прав работника. Если не отпустите, работник вправе подать жалобу, Вы будете привлечены к административной ответственности.

См. ст. 122-123 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ.

12. Мой муж работает вахтовым методом. График его работы: два месяца на вахте, а один дома. С 10.09.2019 по 09.10.2019 будет находится в отпуске. С 10.10.2019 по 10.12.2019 на работе. А вот с 10.01.2020 он отработает один месяц, а потом с 10.02.2020 по 10.03.2020 будет дома. После два месяца работать и один отдыхать. Таким образом моему мужу и еще 4 работникам в крупной компании решили сдвинуть вахту, чтобы на новый год он работал. Правомерно ли такое сдвижение без согласия самих работников?

12.1. Здравствуйте, Людмила!
Все зависит от того, какие условия у него прописаны в трудовом договоре.

Видео (кликните для воспроизведения).

13. Если на предприятии нет графика отпусков утверждённого руководителем и профсоюзом. Есть только график отпусков по отделам, подписанный начальником отдела. Как в таких случаях работодатель должен отпускать работников в отпуск? И не является ли такой график нарушением?

13.1. Это нарушение, за которое работодателю полагается административное наказание по ст. 5.27 КОАП РФ.

Сервисы для соискателей

Продвижение резюме

Доверьте составление резюме профессионалам!

Узнайте какой вы специалист и добейтесь большего

Автоматическое поднятие резюме в результатах поиска

Отправьте свое резюме в ведущие кадровые агентства

[3]

Отправьте свое резюме в компанию мечты

[2]

Образование и консультации

Что нужно знать про график отпусков

Нужно ли учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков?

В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют пожелания отдельных категорий сотрудников, в частности:

  • сотрудниц, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, и сотрудников, воспитывающих таких детей без матери;
  • сотрудников в возрасте до 18 лет;
  • участников Великой Отечественной войны, инвалидов войны, ветеранов боевых действий.

Кроме того, при составлении графика отпусков работодателю следует также учитывать право отдельных категорий сотрудников на незапланированный отпуск в определенных обстоятельствах. Например, право беременной сотрудницы на использование отпуска перед или после отпуска по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ) или право сотрудника воспользоваться ежегодным отпуском в период отпуска по беременности и родам его жены (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Таким образом, составлять график отпусков работодатель в общем случае может без учета мнения сотрудников, не забывая при этом об «исключительных» категориях.

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков после его утверждения?

По этому вопросу нет единого мнения, и сложились две противоположные позиции.

Сторонники первой считают, что обязанности знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись законодательство не содержит. График отпусков не является локальным актом, а относится к первичной учетной документации по учету кадров — то есть является организационно-распорядительным документом (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Известить о предстоящем отпуске по утвержденному графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Вторая точка зрения основана на том, что график отпусков все же подпадает под определение локального акта, а значит, работодатель обязан знакомить сотрудников с документом.

В условиях отсутствия единой позиции и во избежание спорной ситуации работодателю рекомендуется ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. С этой целью можно:

  • попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
  • приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска?

Указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска не запрещено. Однако на практике это не очень удобно, поскольку потом придется дополнительно оформлять согласование с сотрудником конкретной даты начала отпуска. Если отразить конкретные даты изначально, то это избавит работодателя от дальнейших согласований и возможного пересечения отпусков разных сотрудников.

Вместе с тем такой порядок удобно использовать при сменной работе. Если смены на дату составления графика еще неизвестны, то укажите месяцы предполагаемого отпуска, а после утверждения графика сменности уточните конкретные даты по согласованию с сотрудником (ст. 123 ТК РФ).

Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы?

Чтобы не допустить нарушения трудового законодательства, неиспользованный за прошлый год отпуск для наглядности можно включить в график отпусков на текущий год. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 1 марта 2007 г. № 473-6-0. В нем говорится, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут быть предоставлены либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между сотрудником и работодателем, то есть без включения указанных дней в текущий график.

Если работодатель решит отразить неиспользованную часть прошлогоднего отпуска в текущем графике, то период отпуска необходимо согласовать с сотрудником в обязательном порядке. Включать такие дни отпуска в график по своему усмотрению, в отличие от дней отпуска на новый рабочий год, работодатель уже не вправе.

Нужно ли в график отпусков включать внешних и внутренних совместителей, сотрудников-срочников?

График отпусков составляют для всех сотрудников организации, которые планируют продолжать работу в следующем году (ст. 123 ТК РФ). Поэтому нужно включать всех: и совместителей, и срочников – при условии что срочный договор закончится не в декабре текущего года.

Кстати, поскольку отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе, работодателю внешнего совместителя необходима информация о запланированном времени отпуска на основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Для этого работодатель может попросить сотрудника предоставить выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы.

Нужно ли включать в график отпусков сотрудников, которые приняты в организацию за несколько месяцев до составления графика?

Ежегодный оплачиваемый отпуск работнику предоставляют ежегодно. Право на использование отпуска за первый год в общем случае возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы новичка в организации. Отпуск за второй и последующий годы предоставляют в любое время в соответствии с принятой очередностью, которая фиксируется в графике отпусков. Это следует из положений статей 122 и 123 Трудового кодекса РФ. Таким образом, включать отпуск за первый рабочий год в график не обязательно. Вместе с тем на практике такое включение удобно, поскольку дает комплексное представление о времени отдыха всех работников.

Читайте так же:  Могут ли списать деньги с карты без уведомления

Составляем график отпусков

«Зарплата», 2007, N 12

Декабрь — время составления графика отпусков на следующий год. В статье мы расскажем, на что нужно обратить внимание и какие нюансы учитывать, оформляя этот документ.

Согласно ч. 2 ст. 123 Трудового кодекса график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Что же представляет собой этот документ? Рассмотрим данный вопрос подробно.

Что такое график отпусков

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Он отражает сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников всех подразделений организации по месяцам (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Ответственность за отсутствие графика отпусков

График отпусков, наряду с приказом об их предоставлении и табелем учета рабочего времени, может рассматриваться как основание для предоставления и оплаты отпусков. Если такие графики отсутствуют или не соблюдаются работодателем, трудовая инспекция может квалифицировать его действия как нарушение трудового законодательства. Организацию могут привлечь к административной ответственности и наложить на нее штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить деятельность до 90 суток. Должностным лицам грозит штраф от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Чье мнение необходимо учесть

При составлении графика отпусков необходимо учесть интересы всех сторон трудового договора. Во-первых, мнение работодателя, которое формируется исходя из финансовых и производственных возможностей компании. Во-вторых, пожелания работника. Кроме того, если на предприятии функционирует выборный орган первичной профсоюзной организации, его мнение (в поддержку работника) также должно быть принято во внимание при составлении графика (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Форма документа

Унифицированная форма графика отпусков N Т-7 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Документу присвоен код 0284021/8 в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.

В соответствии со ст. 356 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (с указанием сроков хранения), утвержденного Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г., хранить график отпусков необходимо один год. После этого документ можно уничтожить.

Когда составляют график

График отпусков формируется на один календарный год. Этим занимается специалист кадровой службы по представлению руководителей подразделений предприятия. Документ подписывает начальник кадровой службы и не позднее чем за две недели до наступления календарного года утверждает руководитель организации (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков на 2008 г. должен быть составлен каждой организацией не позднее 17 декабря 2007 г.

Отпуск в удобное для работника время

При составлении графика отпусков работодатель вправе самостоятельно назначить их очередность исходя из производственных планов. Однако необходимо учитывать тот факт, что отдельным категориям работников ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются в удобное для них время. Эти категории приводятся в таблице (смотрите ниже).

В ст. 263 Трудового кодекса указаны категории сотрудников, которые могут взять дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в удобное для них время, если это прописано в коллективном договоре организации. К ним относятся работники:

  • имеющие двух или более детей в возрасте до 14 лет;
  • воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
  • одинокие матери, имеющие ребенка в возрасте до 14 лет;
  • отцы, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет без матери.

Таблица. Категории работников, которым предоставляются отпуска в удобное для них время

Нужно ли равномерно распределять отпуска

Отпуска работников распределяются в графике по очередности их предоставления с января по декабрь. При этом трудовое законодательство не обязывает работодателя распределять отпуска равномерно. Если работодатель заинтересован в этом, он может самостоятельно определить порядок и установить, что в течение каждого месяца в отпуске должно находиться 8,33% всего состава работников (100% штата : 12 мес.).

Пример 1. В ООО «Дормаш» работает 500 человек. Как равномерно распределить очередность предоставления отпусков работникам?

Решение. Каждый месяц в отпуск должны уходить примерно 42 человека (500 чел. : 12 мес.).

На практике в таком равномерном распределении отпусков для всего штатного состава организации необходимости не возникает. Как правило, важно соблюдать равномерность ухода в отпуск работников одной профессии, одного подразделения, участка, отдела, особенно если работа организована по сменам.

Составляем и оформляем

Перейдем непосредственно к составлению графика. Этому предшествует подготовительная работа.

Подготовка к составлению графика

Подготовку к составлению графика отпусков лучше начать заранее. Ведь общий график складывается из обработки информации по каждому работнику, у которого есть своя «отпускная история».

В первую очередь сотрудник отдела кадров должен определить, на какое количество дней отпуска работник вправе претендовать в будущем году. Этот показатель зависит от даты начала работы, сдвига рабочего года в связи с использованием отпуска за свой счет продолжительностью более 14 календарных дней в течение рабочего года, полноты использования отпусков за прошлые периоды. Далее необходимо выяснить, есть ли у работника право на льготы по выбору времени отпуска.

Данные по каждому сотруднику подразделения следует представить его руководителю. Тот в свою очередь доводит их до своих работников и выясняет предпочтения последних о желаемом времени ухода в отпуск, планах разделить отпуск на части, продолжительности каждой части отдыха. Информацию о правах и пожеланиях сотрудников по поводу отпуска можно представить в виде таблицы. Ее образец приведен на с. 111.

[1]

Образец ведомости планирования отпусков

Полученные сведения необходимо проанализировать. Всех работников подразделения нужно сгруппировать по профессиям (должностям) и сравнить запросы относительно даты начала отпуска работников одной профессии (должности). В первую очередь должны быть удовлетворены пожелания сотрудников, имеющих льготы. Во вторую очередь логично пойти навстречу работникам, претендующим на отпуск в неудобное для остальных время. И в последнюю очередь распределить отпуска между пожелавшими отдохнуть в разгар сезона. Кому из них отдать предпочтение, руководитель решает сообразно критериям, установленным внутренними локальными нормативными актами (коллективным договором) или негласно принятым в коллективе, например по старшинству.

Пример 2. В юридическом отделе по штату две единицы старших специалистов, три специалиста и один помощник специалиста. Как распределить отпуска между ними?

Решение. Очевидно, что оба старших специалиста не могут отсутствовать одновременно. Значит, начало их отпусков следует разнести по времени и проследить, чтобы периоды отдыха не накладывались один на другой, а шли последовательно. В графике первой появится запись о датах начала/окончания отпуска льготника, а затем (с корректировкой пожеланий) запись об отпуске второго старшего специалиста.

После проведения подготовительной работы можно приступать к заполнению графика отпусков. Как заполнять ту или иную графу, зависит от ситуации. Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Читайте так же:  Стажер и помощник адвоката их правовое положение и функции

Работники уходят в отпуск в обычном режиме

В графике отпусков обычно указывают конкретную дату начала отдыха работника. Если же в документе отмечены только месяцы, на которые приходятся отпуска, в преддверии отпуска работник должен подать заявление о его предоставлении с указанием даты начала и продолжительности.

При составлении графика отпусков графы 7, 8 и 9 не заполняются. В графе 7 «Отпуск/дата/фактическая» указывают дату фактического ухода в отпуск.

Чтобы в течение года графиком отпусков было удобно пользоваться, заполнять его лучше в хронологической последовательности. То есть первая запись касается работника, который уходит в отпуск в начале января, и т.д. Отпуск работника может быть разделен на части и предоставлен в разные месяцы (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). В такой ситуации фамилию сотрудника нужно указывать в графике отпусков несколько раз.

Если отпуск перенесен

В случае переноса отпуска работника на другое время в график необходимо внести изменения. Однако это возможно только с разрешения лица, утвердившего график. Перенос отпуска производится на основании заявления работника, составленного в произвольной форме. В этом случае заполняются графы 8 и 9 таблицы. В них указывают основание для перенесения отпуска и его предполагаемую дату.

Графа 10 «Примечание» заполняется в ситуации, когда отпуск сотрудника был перенесен по инициативе работодателя и для этого есть объективные причины. А именно:

  • если отпуск данного работника в текущем рабочем году неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
  • если возникла необходимость отзыва сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Любое изменение в графике отпусков должно быть обоснованно и документировано. Руководитель организации издает приказ или распоряжение о переносе отпуска или отзыве из него, а работник дает на это письменное согласие .

Подробнее о документальном оформлении переноса отпуска, а также отзыва сотрудника из него читайте в статье «Если отпуск не состоялся. » // Зарплата, 2007, N 7. — Примеч. ред.

Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды также предоставляются в рамках графика отпусков на очередной календарный год. Трудовое законодательство не содержит требования использовать отпуска за рабочие периоды в хронологической последовательности (сначала за более ранний рабочий период, затем за более поздний). В графике можно предусмотреть, что отпуск за текущий рабочий год будет предоставлен раньше, чем неиспользованные дни за прошлые годы. Кроме того, работник может пойти в отпуск, предоставленный за прошлый период, и вне графика, если достигнет соглашения с работодателем (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 01.03.2007 N 473-6-0).

Информируем об отпуске

В унифицированной форме N Т-7 нет специальной графы, предназначенной для подписи сотрудников. Тем не менее работники могут быть ознакомлены с документом, хотя в трудовом законодательстве такая обязанность не прописана. Каким образом?

Знакомим с графиком

Работодатель вправе решать, знакомить ли с утвержденным документом каждого сотрудника и каким образом. Подойдет любой способ ознакомления с графиком. Например, можно вывесить его на информационном стенде или внести дополнительную графу в форму N Т-7.

Подобные действия возможны на основании Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. Главное, чтобы изменения были оформлены организационными документами, например приказом руководителя.

В «шапке» этой дополнительной графы (столбца) можно дать следующие формулировки:

  • с графиком ознакомлен (дата, подпись работника);
  • о дате начала отпуска извещен (дата, подпись работника).

Образец приказа о внесении изменений в форму «График отпусков» смотрите ниже.

Образец приказа о внесении изменений в форму «График отпусков»

Пример 3. В ООО «Сосновый бор» работает 11 человек. Специалисту кадровой службы необходимо составлять каждый год график отпусков и заполнять его в течение этого периода. Как он должен оформить документ?

Решение. Рассмотрим пример заполнения графика на 2007 г. Работники Ф.Т. Земляникин, Р.М. Шишкина, А.П. Клюквина и А.П. Лисичкина решили отгулять отпуск в два этапа. Поэтому их фамилии вписаны в график дважды, по мере ухода. При этом А.П. Лисичкина значится только один раз. Вторая половина отпуска у нее переносится на 2008 г., поэтому в графике на 2007-й она отмечена не будет. Е.В. Листьева попросила перенести отпуск из-за болезни, а К.С. Груздев — по семейным обстоятельствам. В графе 7 напротив их фамилий стоят даты фактического ухода, в графе 8 — основание переноса отпуска (приказ), в графе 9 — дата предполагаемого ухода, объявленного работниками в момент переноса даты отпуска.

Работники О.А. Малиновский, А.П. Клюквина и П.И. Сыроежкина не смогли уйти в отпуск вовремя в связи с производственной необходимостью. Поэтому напротив их фамилий заполняются не только графы 8 и 9, но и 10. Обратите внимание: П.И. Сыроежкина запланировала новую дату ухода в отпуск, которая не совпадает с датой фактического ухода. Это также необходимо отразить в графике.

На предприятии нет выборного профсоюзного органа, поэтому строка, где необходимо отразить его мнение, не заполняется. График отпусков утвержден руководителем за две недели до начала календарного года, но поскольку 19 декабря 2006 г. была суббота, подписан он был 18 декабря. Дополнительные графы, например для подписи сотрудников, в документ не добавляли, так как в ООО «Сосновый бор» график отпусков вывешивают на информационном стенде.

Составленный на основании данных примера график отпусков приведен на с. 118.

Унифицированная форма N Т-7

Предупреждаем накануне отпуска

Видео (кликните для воспроизведения).

Ознакомление работника с графиком отпусков не отменяет обязанности работодателя уведомить его о начале отпуска непосредственно перед этим. Согласно ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации извещать сотрудников о дате начала отпуска работодатель обязан не позднее чем за две недели. Ниже приведена форма уведомления работника о наступающем отпуске.

Источники


  1. Ивакина, Н.Н. Культура судебной речи / Н.Н. Ивакина. — М.: БЕК, 2017. — 334 c.

  2. Матузов, Н. И. Теория государства и права / Н.И. Матузов, А.В. Малько. — М.: Дело, 2013. — 528 c.

  3. Экзамен на звание адвоката. Учебно-практическое пособие. В 2 томах (комплект); Юрайт — М., 2014. — 885 c.
  4. Иванов, И.И. Методические рекомендации по обращению в Европейский Суд по правам человека; новая юстиция, 2013. — 288 c.
  5. Гамзатов, М. Латинско-русский словарь юридических терминов и выражений для специалистов и переводчиков английского языка / М. Гамзатов. — М.: СПб: Санкт-Петербургский Университет, 2013. — 508 c.
Может ли работодатель самостоятельно составить график отпусков
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here