Обязанности организации при пропаже сотрудника

Сегодня предлагаем обсудить следующую тему: "Обязанности организации при пропаже сотрудника". Если возникнут вопросы, то вы обязательно найдете ответы в статье. Если все же потребуются уточнения, то обращайтесь к дежурному юристу.

Как правильно уволить без вести пропавшего сотрудника

В ситуациях, когда сотрудник, особенно проработавший в организации продолжительный период и зарекомендовавший себя в качестве добросовестного специалиста, не явился на работу, важно не осуществлять выполнение неподготовленных и несоответствующих закону решений и не увольнять за прогул.

Стандартные действия руководства предприятия по увольнению сотрудника

При расторжении договора с работником организацией выполняется установленный алгоритм действий:

[1]

  • готовится приказ о прекращении трудового контракта, с которым работник должен ознакомиться и расписаться об этом;
  • добавляются необходимые записи в личную карточку сотрудника, в которой также должна присутствовать его подпись;
  • заполняется расчет, передаваемый в бухгалтерию для проведения выплат, полагающихся увольняемому лицу;
  • в трудовую книжку добавляется запись о расторжении договора (об увольнении), после чего документ выдается работнику;
  • комплектуются документы, предусмотренные для архивного хранения в компании.

Но в случаях, когда выполняется процедура увольнения скончавшегося или пропавшего без вести гражданина последовательность действий отличается и содержит дополнительно предпринимаемые меры по розыску и установлению контакта с пропавшим сотрудником при наличии таковой возможности.

Действие трудового контракта считается прекращенным в связи с имеющимися обстоятельствами, не связанными с волей его участников (предприятия, наемного работника) по установленному ТК РФ основанию (ст. 83), если:

  • сотрудник скончался (о чем имеется соответствующий подтверждающий документ — свидетельство о смерти);
  • сотрудник признан скончавшимся или без вести отсутствующим (согласно судебному постановлению).

К сведению! Нельзя прекратить действие трудовых взаимоотношений с исчезнувшими лицами, факт пропажи которых не подтвержден в судебном порядке. Трудовые книжки и иные личные документы указанной категории граждан должны храниться в организации, при этом в документе по учету отработанного времени (табеле) проставляются невыходы на работу по неустановленным причинам.

Действия компании при пропаже работника

Если сотрудник предприятия не явился в рабочее время на рабочее место без предупреждения о своем отсутствии, ответственный сотрудник предприятия должен зафиксировать документально данное обстоятельство.

В присутствии ряда свидетелей — сотрудников иных подразделений — по окончании рабочего дня составляется акт, отражающий информацию об отсутствующем гражданине и времени, в течение которого он отсутствовал. В табеле по учету отработанного времени проставляются соответствующие отметки.

Если работника нет на месте, руководитель организации должен выяснить причины его отсутствия, а также поручить другому лицу исполнение работ одним из способов:

  • принять исполнение обязанностей отсутствующего на себя, что приемлемо для мелких компаний с небольшим количеством работников;
  • возложить выполнение обязанностей на иного сотрудника, зафиксировав изменение обязанностей в трудовом контракте, подписав дополнительное соглашение к документу;
  • оформив в штат организации нового сотрудника с подписанием срочного трудового соглашения, подлежащего расторжению при появлении потерявшегося работника.

В последнем варианте в тексте соглашения возможно уточнение, касающееся приема гражданина в организацию на постоянной основе при увольнении пропавшего лица.

Если пропавший гражданин объявляется спустя некоторое время и объясняет причины своего отсутствия, то оформляется корректировочный табель. Обстоятельства, когда причины неявки работника на работу не признаются уважительными, служат основанием для его увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ), включая увольнение по инициативе руководства предприятия (ст. 81 ТК РФ).

К сведению! Когда сотрудник пропал, но основание его отсутствия на работе не определено, организация не имеет права его уволить (за прогул) до установления причины его неявки.

В ситуации невыхода гражданина на работу по неопределенной причине действия руководства предприятия следующие:

Только после получения соответствующего судебного решения работодатель имеет основания для увольнения безвестно исчезнувшего работника (ст. 83 ТК РФ).

Руководством издается приказ о признании прекращенными трудовых взаимоотношений с гражданином (со ссылкой на судебное решение). В трудовую книжку заносится запись о прекращении трудового контракта по причине признания сотрудника отсутствующим без вести согласно ст. 83 ТК РФ (п.6 ч.1).

Формулировка основания увольнения должна в точности соответствовать статье и пункту федерального закона. После оформления трудовая книжка передается родственникам уволенного лица.

К сведению! Если у пропавшего есть близкие родственники, то именно этими гражданами предпринимаются все необходимые меры по розыску потерявшегося лица и получению документального подтверждения факта его пропажи (обращение в полицию, подача иска в суд). Предприятие проводит процедуру увольнения работника на основании полученных от них документов. Если у исчезнувшего гражданина отсутствуют родственники или по каким-то причинам ими не предпринимаются попытки обращения в официальные структуры, компания самостоятельно проводит необходимые процедуры.

Законодательные основы прекращения трудовых отношений с отсутствующим работником

Закон предусматривает следующие способы прекращения трудовых взаимоотношений с работником, отсутствующим на рабочем месте в течение продолжительного времени:

  • Допускается увольнение гражданин за прогул (ст. 81 ТК РФ), если установлен факт такового (имеются доказательства совершения нарушения трудовой дисциплины), а также соблюдены все требуемые процедуры привлечения провинившегося к дисциплинарной ответственности (ст. 193 ТК РФ). Только при исполнении указанных условий процедура увольнения будет признана законной.
  • Трудовой контракт между работником и организацией прекращается согласно ТК РФ (ст. 83) при признании гражданина без вести отсутствующим (или умершим) в определенном законодательно порядке.

По судебному решению, принимаемому по заявлению заинтересованных граждан или организаций, лицо признается:

  • пропавшим безвестно согласно ГК РФ (ст. 42) в случае отсутствия информации о его местопребывании в срок до 1 года;
  • скончавшимся согласно ГК РФ (ст. 45), если по адресу его жительства отсутствуют данные о месте его пребывания в течение 5 лет (указанный срок уменьшается до 6 месяцев, если обстоятельства пропажи гражданина связаны с угрозами его жизни или с несчастным случаем).

К сведению! По законодательству предприятие не обязано заниматься вопросами розыска исчезнувшего работника, но следует предпринять доступные меры, чтобы избежать в дальнейшем негативных моментов. Сотрудник, уволенный за продолжительный прогул без установления причины нарушения трудовой дисциплины, будет восстановлен на работе, если суд признает причины отсутствия уважительными. При этом компания будет обязана выплатить причитающиеся отсутствовавшему лицу суммы, в том числе за вынужденный прогул.

Как уволить пропавшего на длительное время сотрудника

В современное и непростое время длительное отсутствие человека на рабочем месте может произойти по разным причинам. Кроме распространенных поводов невыхода, существуют ситуации, когда у людей возникают непредвиденные обстоятельства, довольно сложные и не позволяющие вернуться к повседневности. Во всех случаях организациям приходится выяснять основания прогула и в случае необходимости уволить пропавшего сотрудника.

Понятие прогула

Согласно Трудовому кодексу прогул означает сознательную неявку подчиненного на рабочее место без уважительной причины. В ТК РФ нет уточнения длительности прогула, к примеру, дни, недели или месяцы, обозначена лишь продолжительность — более четырех часов.

Читайте так же:  Куда можно пожаловаться на учителя начальных классов

Классическое представление

В этом случае работодателю известно о месте нахождения подчиненного, и у него имеется возможность в любой момент обменяться с ним информацией. Действия, которые необходимо предпринять отсутствующему на работе, описаны в статье 193 Трудового кодекса. Человеку следует предъявить начальнику оправдательный документ или написать объяснительную записку в течение двух рабочих дней. Основанием для этого является предварительно составленная на имя руководства докладная записка и документ, в котором зафиксировано количество пропущенных часов в какое-либо определенное время.

Если от работника не последовало ответа, то создается отвечающий соответственным требованиям акт, подписанный теми, кто его составил, и тремя очевидцами этого нарушения. Только после этого начальник имеет право выпустить приказ о выговоре и зафиксировать в табеле дату неявки как прогул.

Долговременный (длительный) вид

Здесь руководитель не осведомлен о местонахождении своего подчиненного сотрудника несколько дней или недель. Вследствие этого связаться с ним не представляется возможным. Чтобы уволить за прогулы по статье, необходимо дождаться его появления на работе и только после этого приступить к оформлению по стандарту. Закон позволяет отправлять запросы мотивации неявки по почте на адрес, указанный в личном деле работника.

Оформление увольнения необходимо проводить, строго придерживаясь Трудового кодекса РФ, в противном случае прогульщик может через судебные органы обернуть ситуацию в свою пользу. Благодаря этому, у него появится возможность восстановиться на своей должности, а также получить компенсацию. На издание и взыскание предоставляется общее время, которое составляет не более одного месяца.

Последствия неявки на работу

Так как в ТК РФ не включен перечень объективных причин отсутствия работника на месте, то в этом случае оценивать серьезность основания невыхода будет руководитель. При этом в нормативном акте должно быть строго упорядочено время начала и окончания рабочего дня на определенном рабочем месте. Когда такое понятие в документах отсутствует, следует руководствоваться статьей 209 трудового кодекса, в которой говорится о рабочей зоне, закрепленной за каждой штатной единицей организации. Работник обязан в ней находиться и выполнять возложенные на него обязанности, учтенные в нормативно-технической документации.

При невыходе на работу сотрудника, работодатель может не увольнять его по статье за прогул, несмотря на то, что имеет на это все права. Исход ситуации зависит от компетенции руководителя в этом вопросе. Когда подчиненный регулярно нарушает дисциплину, необходимость в таком варианте возникает для урегулирования работы.

Руководитель вправе сделать выговор, замечание или лишить прогульщика премиальных выплат, при этом стоит заметить, что отсутствие бонусов не считается наказанием. Необходимо знать, что Трудовой кодекс предусматривает всего лишь одно наказание за прогул. И если к сотруднику применено взыскание в виде выговора, то расторжение трудового соглашения за этот же проступок запрещено.

Порядок действий работодателя

Перед тем как уволить сотрудника, если он не появляется на работе, необходимо установить причину отсутствия человека. Только после выяснения всех обстоятельств работодатель может принять решение, возможно ли расторгнуть трудовой договор.

Розыск работника

Отсутствие сотрудника на рабочем месте может быть обусловлено рядом причин, таких как срочная госпитализация, задержание органами правопорядка и многими другими. В этой ситуации руководителю следует предпринять следующие действия:

  • сделать попытку дозвониться до подчиненного по номеру телефона, указанного в личной карточке или же по возможности связаться с его родственниками;
  • если он не берет трубку, отправить письмо (желательно заказное с уведомлением) на адрес работника с просьбой объяснить причину невыхода, в случае неполучения ответа следует составить акт с соответствующим содержанием;
  • запросить полицию о пропавшем человеке, заявление в отделение ОВД могут написать не только его родственники, но и коллеги, на основании этого начнутся розыскные работы;
  • если по прошествии года и в больший период розыск полицией не принес результатов, можно в качестве заинтересованного лица обратиться в суд для признания пропавшего работника безвестно отсутствующим.

Если сотрудник пропал и не выходит на работу, уволить его будет невозможно до установления причины его отсутствия на рабочем месте. Судебный процесс, как правило, займет немало времени. Но, дождавшись его окончания, работодатель может оформить увольнение, полагаясь на п. 6 ч.1 ст. 83 ТК РФ.

Если у работника есть близкие родственники, именно они принимают меры, необходимые для розыска пропавшего лица и получения документов, подтверждающих факт пропажи. Организация осуществляет процесс увольнения на основании представленных ими документов. Если исчезнувший гражданин не имеет родственников или они по каким-либо причинам не обращаются в официальные органы, тогда необходимые процедуры осуществляются самой компанией.

После подачи заявления в полицию у работодателя должен остаться отрывной талон из КУСП, свидетельствующий об обращении в официальную структуру. Этот документ и копию заявления, адресованного полиции с пометкой о получении, работодателю необходимо сохранить для осуществления последующих процедур.

Документальное оформление

Собрав весь необходимый комплект документов, удостоверяющих, что отклонений от требований статьи 193 ТК РФ не было: был направлен запрос сотруднику объяснения, составлены акты о его неполучении, имеются акты, подтверждающие отсутствие человека на рабочем месте, а также убедившись, что это продолжительное отсутствие не имеет объективных причин, работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор.

Единый алгоритм оформления прерывания трудового договора указан в статье 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации, где говорится об ознакомлении работника под личную подпись с приказом о расторжении трудового договора. За неимением возможности довести этот документ до сведения сотрудника или же в случае его отказа ознакомиться с ним под подпись, в приказ (распоряжение) заносится соответственная запись. Основные документы при увольнении пропавшего работника состоят из:

  • приказа, в котором графа ознакомления с ним работника остается незаполненной, а в графу «Основание» занесена ссылка на постановление суда;
  • трудовая книжка уволенного работника с записью о причине расторжения трудового договора.

Согласно статье 84.1 ТК РФ трудовая книжка подлежит обязательной выдаче, но так как пропавшему работнику вручить её невозможно, она под расписку передается кому-либо из родственников или отправляется ему по почте на основании его заявления. Если осуществить передачу этого документа родственникам нельзя, то он остается в организации до востребования, срок его хранения должен составлять не менее 75 лет.

Кроме оформления кадровой документации, работодатель обязан полностью произвести расчет с уволенным работником, отсутствие которого не освобождает организацию от выплат заработной платы и определенных компенсаций. В этом случае денежные средства, которые подлежат выплате, перечисляются на депонент, а потом выдаются членам семьи пропавшего человека.

Варианты ситуаций

История с пропавшим сотрудником может закончиться и вполне благополучно, если он объявится. В этом случае дальнейшие обстоятельства будут зависеть от того, был ли он признан судом как пропавший без вести.

Читайте так же:  Заявление в сбербанк на расторжение договора страхования жизни по кредитуод

Если работник вернется до вынесения решения суда, то он обязан объяснить причину своего длительного отсутствия. При условии, что работодатель будет удовлетворен объяснением, подчиненный сможет продолжить работу в организации. В случае необъективной причины руководитель имеет полное право оформить увольнение за прогул. В свою очередь, если работник выразит с этим свое несогласие, он может обратиться с иском в трудовую инспекцию или суд.

Признанный в судебном порядке пропавшим без вести гражданин вначале обязан восстановить в суде свой юридический статус путем отмены решения и только потом уже продолжить работу. Вместе с тем необходимо получить согласие работодателя на прием нового сотрудника, так как в этом случае обязательное восстановление на работе не предусмотрено.

Практикуется немало ситуаций, когда подчиненные, желая навредить руководителю, не стараются уведомить его о факте выдачи им больничного листа. Этим они стремятся вначале спровоцировать организацию к оформлению увольнения за прогул и тем самым нарушить закон, а потом обратиться в суд по поводу восстановления на прежнем месте. Рассмотрев подобный иск, суд в большинстве случаев примет сторону работодателя.

Распространены случаи, когда работник написал заявление на увольнение и не выходит на работу. В этой ситуации действия начальника должны быть предприняты в зависимости от причины неявки на рабочее место. На основании статьи 80 части первой ТК РФ сотрудник обязан известить руководителя об увольнении за две недели до планируемой даты своего ухода.

Имеются категории работников с правом увольнения в день подачи заявления, если отсутствующий сотрудник не относится к такой группе лиц, и нет договоренности с начальником о досрочном прекращении трудовой деятельности, то существуют несколько способов его увольнения.

Сотрудник написал заявление и не вышел на работу, но при этом известил работодателя о своей болезни, из-за которой он не сможет появиться в организации в день официального увольнения, а также, что он имеет на руках больничный лист. В этой ситуации действия руководителя должны быть следующие:

  • издать приказ (распоряжение) о расторжении трудового договора с подчиненным в предварительно оговоренную дату;
  • в документе сделать запись о невозможности ознакомления сотрудника под расписку;
  • выплатить в день официального ухода работника все предусмотренные законом денежные выплаты путем перечисления их на пластиковую карту;
  • занести в трудовую книжку запись о прекращении трудового договора;
  • выслать почтой подчиненному уведомление о том, чтобы он забрал документы.

В случае отсутствия сотрудника после написания заявления на рабочем месте без объективной причины, руководитель имеет право расторгнуть контракт на основании факта прогула раньше, чем через две недели до даты увольнения. Алгоритм действий работодателя в этой ситуации следующий:

  • готовится акт об отсутствии работника на работе;
  • в табеле учета рабочего времени делается запись о неявке по неизвестным причинам;
  • формируется приказ о наказании в виде завершения трудовых отношений, который высылается почтой подчиненному;
  • издается приказ о прекращении трудового договора, и его копия отсылается на адрес работника;
  • сотруднику переводятся полагающиеся выплаты, и направляется вызов в кадровый отдел за документами.

Все эти действия допустимы при условии, если работодатель абсолютно уверен, что причина невыхода неуважительная.

Сотрудник пропал без вести – что делать?

В жизни бывает всякое. К сожалению, пропажа человека по неизвестным причинам – не такая уж редкость на сегодняшний день. Как поступить работодателю, чей работник пропал? Что делать в такой ситуации и в какой последовательности?

Уволить сотрудника, не явившегося на работу без предупреждения, невозможно, пока не будет установлена причина его отсутствия. Может быть, он госпитализирован, задержан органами правопорядка, либо имеется другая серьезная и уважительная причина.

Обозначим, какие действия работодателя уместны в такой ситуации:

Фиксация пропажи сотрудника в компании

Если ваш сотрудник не появляется на рабочем месте в рабочее время без какого-то предупреждения, непременно нужно зафиксировать этот факт. В конце рабочего дня при нескольких свидетелях (лучше с привлечением людей из других отделов или подразделений для беспристрастности) составляется акт в свободной форме, в котором указываются данные о работнике и то количество часов, которое он отсутствовал.

В табеле рабочего времени такие дни помечаются буквами «НН» или числовым кодом «30». Если сотрудник позже объявляется и причина его неявки выясняется, составляется корректировочный табель с правками. Кроме того, выясненные обстоятельства отсутствия работника, если они не были уважительными, могут быть основанием для увольнения (статьи 192 и 193 ТК РФ). В данном случае уволить своего сотрудника работодатель может по своей инициативе на основании статьи 81 ТК РФ.

Пропавший сотрудник для работодателя – это не только образовавшаяся необходимость его поиска, но и опустевшее рабочее место и оставшиеся без «рабочих рук» дела. В данной ситуации руководитель может рассмотреть несколько вариантов выхода из ситуации:

  • Временно взять обязанности на себя. Это уместно для малого бизнеса, где в подчинении люди исчисляются единицами или десятками.
  • Возложить обязанности на другого сотрудника, составив дополнительное соглашение к трудовому договору с ним.
  • Взять нового человека в коллектив, заключив с ним срочный трудовой договор (статья 59 ТК РФ), который расторгается, как только появляется без вести пропавший сотрудник. В этом случае можно письменно договориться о том, что, в случае увольнения пропавшего сотрудника, новый будет принят на постоянной основе.

Особые случаи пропажи работника

Сотрудник, написавший заявление на увольнение по своему желанию, может быть уволен и без отработки положенных 2-х недель, согласно статье 80 ТК РФ, по соглашению сторон. Если такого соглашения не было, а сотрудник исчез после поданного заявления, руководителю можно направить на его адрес письмо с требованием объяснения причин отсутствия в необходимое для отработки время, указав при этом, что неявка в обозначенный законодательством день (14-ый с момента подачи заявления) будет расценена как отзыв заявления на увольнение. Потом работника можно уволить уже за прогул на основании статьи 81 ТК РФ.

Видео (кликните для воспроизведения).

Если сотрудник не вышел на работу после отпуска, факт его неявки нужно фиксировать точно так же, как было описано выше, с составлением акта при свидетелях. Предварительно необходимо позвонить самому сотруднику или его родственникам и поинтересоваться, нет ли уважительной причины для его отсутствия.

Пропавшего работника нельзя уволить до тех пор, пока у вас не будет весомого документального доказательства его прогула или постановления суда о том, что он безвестно отсутствующий. Необходимо проводить розыскные работы и своими силами, посредством звонков и писем, и силами правоохранительных органов. Не забывайте фиксировать отсутствие работника на своем месте – без соответствующих актов увольнение может быть расценено как незаконное.

Читайте так же:  Можно восстановиться в очередь по улучшению жилищных условий

Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника

Нередко в силу халатности или каких-либо форс-мажорных обстоятельств в организациях происходит потеря служебных документов. О том, какая предусмотрена ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника или какого-нибудь иного документа, содержащего персональные данные сотрудников, будет рассказано ниже.

В соответствии с действующими правилами учета и хранения служебных документов, ответственность за сохранность трудовых книжек несет наниматель. Это предполагает своевременное назначение конкретных лиц, которые будут вести и хранить документы (с обязательным указанием на это в должностной инструкции), и обеспечение их соответствующими атрибутами (несгораемыми шкафами, сейфами и т.п.).

Когда наступает ответственность

Ответственность нанимателей за утерю трудовой книжки наступает в следующих случаях:

  • если сотрудник организации без каких-либо причин был отстранен от исполнения служебных обязанностей, уволен или переведен на иную должность;
  • если наниматель не исполнил распоряжение органов по трудовым спорам, вследствие чего сотрудник не был восстановлен на работе;
  • если наниматель выдал работнику трудовую книжку с нарушением установленных сроков;
  • если при заполнении документа в него были внесены заведомо ложные сведения (например, указана неадекватная причина увольнения);
  • если сотрудник вообще лишен возможности трудиться.

В результате эти граждане теряют возможность получения дохода, а следовательно, получают право требовать с нанимателя выплаты компенсации (ст. 234 ТК РФ).

[2]

На что имеет право сотрудник

Ответственность нанимателя чаще всего реализуется в данных направлениях:

  • если он признал вину и по собственной инициативе компенсировал сотруднику нанесенный ущерб;
  • если вина нанимателя установлена комиссией по трудовым спорам (работодатель в данном случае должен исполнить ее решение в соответствии с требованиями действующего законодательства).

При утере трудовой книжки по вине нанимателя без какого-либо злого умысла, например в случае определенных форс-мажорных обстоятельств, работнику должен быть выдан ее дубликат. Он оформляется усилиями работодателя в том же порядке, как и в случае, если бы книжку потерял работник.

Что говорит закон

Случается, что после того, как работодатель потерял трудовую книжку, выдача дубликата по каким-то причинам задерживается, хотя он должен быть выдан работнику не позже 15 дней с даты написания им заявления. В этом случае сотрудник имеет право обратиться в судебные инстанции с требованием материальной компенсации (ст. 234 ТК РФ). Такая компенсация, но уже за причинение морального вреда, предусмотрена и в случаях несвоевременной выдачи трудовой книжки (ст. 237 ТК РФ).

На нанимателя ложится ответственность не только за сохранность документов, но и персональных сведений сотрудников (гл. 14 ТК РФ).

В случае невыполнения или нарушения работодателем правил защиты персональных данных ему грозит наказание в соответствии с действующим административным (штраф) или даже уголовным правом, вплоть до ареста на срок до 6 месяцев (ст. 137 УК РФ).

Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки сотрудника

Утеря трудовой книжки работодателем может принести множество неприятных последствий, поэтому нанимателю необходимо знать, как разумно действовать в этой неприятной ситуации.

Особой инструкции и порядка восстановления настоящего документа в Трудовом Кодексе или любом другом нормативном акте нет, есть только значимые указания и статьи, которым стоит непременно следовать при восстановлении трудовой книжки.

Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?

Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.

Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:

  1. Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
  2. Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
  3. Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.

А терялась ли книжка?

Бывают ситуации, когда сотрудник отдела кадров долго ищет трудовую книжку и переживает по этому поводу, но она находится через некоторое время.

В этом не всегда есть вина кадровика или другого работника компании. Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию.

В первую очередь рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:

  • Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
  • Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д.
  • Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.

Оформляем дубликат

Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата.

Внимание! Согласно ст. 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», наниматель обязан оформить его в течение 15-ти дней с момента поступления.

Возможно несколько вариантов развития событий:

Ответственность работодателя за утерю трудовой

VIII глава постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках» гласит о том, что правовая обязательность хранить трудовую книжку в период работы целиком лежит на работодателе. За несоблюдение этого постановления он несет правовую ответственность.

Ради восстановления справедливости работник может прибегнуть к помощи Трудовой инспекции или обратиться в суд:

  1. Если наниматель по разным причинам медлит с выдачей трудовой книжки (по закону он обязан ее отдать в день увольнения) и потерпевший не имеет возможности работать в новой организации, то в соответствии со ст. 234 ТК РФ бывший работодатель должен профинансировать ему все пропущенные из-за этой ситуации часы работы.
  2. Если работник был вынужден самостоятельно восстанавливать утерянную книжку по вине работодателя, то он имеет основание претендовать на полную компенсацию всех денежных затрат (проезд в другой город, расходы на покупку бланков, ксерокопию бумаг, консультацию юриста или адвоката, сбор справок и т. д.).
  3. В случае, когда работнику был причинен ещё и нравственный урон, то согласно ст. 237 ТК РФ он имеет возможность получить денежную компенсацию, если сможет подтвердить факт этих эпизодов.
Читайте так же:  Исковое заявление об установлении вины в дтп и возмещении ущерба

Законом предусмотрены довольно эффективные меры ответственности – административные:

  • Согласно п. 1. ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях «Нарушение трудового законодательства» на небольшую компанию (без образования юрлица) накладывается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.
  • Если работодатель или его уполномоченное лицо неоднократно не соблюдают трудовое законодательство, то согласно п. 2 статьи 5.27 КоАП РФ на должностное лицо небольшой компании (без образования юрлица) накладывается штраф от 10 000 до 20 000 рублей, или положена дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет. На юридическое лицо — от 50 000 до 70 000 рублей или дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет.

Важно! Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.

Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:

  • если наниматель намерено порвал, выкинул или испортил трудовую книжку (УК РФ ст. 325 «Похищение или повреждение документов…»);
  • работодатель не постарался предотвратить ситуацию, которая повлекла за собой массовую утерю документов или создал неподходящие условия для их сохранности (ст. 293 «Халатность» УК РФ);
  • наниматель заявил в грубой форме, что не думает отдавать работнику его документ (ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»).

Увольняем пропавшего работника

В ходе жизнедеятельности предприятия перед кадровым специалистом может возникнуть вопрос: как уволить пропавшего работника. Сотрудник, не явившийся на рабочую смену, не должен быть автоматически зачислен в ряды прогульщиков. Факт отсутствия на работе в положенное время фиксируется работодателем во внутренних документах, на следующем этапе выясняются обстоятельства случившегося.

Если работник не выходит на работу, и нет возможности с ним связаться, работодатель может инициировать расторжение трудового контракта. Как уволить пропавшего работника в 2018? Сделать это можно только через суд. Подробности – в материале.

Что делать при пропаже сотрудника

Фиксация неявки работника без уважительной причины осуществляется при обязательном присутствии свидетелей. Это событие отражается в акте, который оформляется в последние часы рабочей смены. В документе указываются данные, идентифицирующие не пришедшего на работу сотрудника. Прописывается продолжительность периода отсутствия. Аналогичные пометки проставляются в табелях.

Выяснением причин неявки может заниматься руководитель компании или уполномоченные им лица. Экстренные меры могут включать в себя комплекс таких действий:

  • попытка связаться с работником, не вышедшим на работу, по телефону. Если в личной карточке сотрудника значатся контактные данные родственников, необходимо позвонить им;
  • при невозможности выяснить обстоятельства неявки в телефонном режиме работодатель направляет письменное требование о пояснении причин неявки. Письмо доставляется по адресу регистрации, указанному в личном деле;
  • если письменный запрос не был получен работником в течение месяца, письмо возвращается отправителю, и работодатель фиксирует факт невозможности получить пояснения в акте;
  • после неудачных попыток связаться с пропавшим работником составляется запрос в ОВД. На следующем этапе начинаются розыскные мероприятия;
  • трудовые функции отсутствующего специалиста временно делегируются другим работникам. На временной основе эти обязанности может выполнять и директор;
  • если дополнительный объем работы появляется у наемного сотрудника в связи с неявкой коллеги, расширенный набор рабочих функций фиксируется путем внесения изменений в трудовой договор;
  • при длительной неявке одного из специалистов и возникшей в связи с этим большой нагрузкой на других членов коллектива работодатель может ввести в штат новую рабочую единицу на условиях срочного трудового соглашения.

Когда пропавший работник появляется и обосновывает причины своего отсутствия, в табеле рабочего времени делаются правки. На основании откорректированных первичных документов по учету отработанных часов осуществляется перерасчет заработной платы. Если причины неявки, озвученные сотрудником, не относятся к числу уважительных, работник может быть уволен по инициативе работодателя.

Человек пропал

Если полиция за год после обращения к ней работодателя не смогла найти работника, руководитель предприятия может составить заявление о признании физического лица без вести пропавшим. Составленный документ передается на рассмотрение в суд.

Для подтверждения данных, указанных в документе, необходимо представить судебному органу справку о розыскных мероприятиях по факту неявки физического лица на работу.

После судебного разбирательства работодатель получает на руки решение, позволяющее расторгнуть трудовой контракт с человеком. Предлагаем алгоритм как уволить пропавшего сотрудника:

  • на основании судебного решения издать внутренний приказ о прекращении трудового сотрудничества с исчезнувшим работником;
  • внести запись о расторжении трудового договора;
  • указать в кадровой документации причины увольнения (признание сотрудника без вести пропавшим в соответствии с нормами статьи 83 ТК РФ).;
  • выдать оригинал трудовой книжки близким родственникам бывшего работника.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Обязанности организации при пропаже сотрудника

При этом сотруднику желательно иметь при себе письменный запрос объяснений о причинах отсутствия на случай, если «пропавший» окажется дома;

  • в случае отсутствия сотрудника по местожительству направить запрос письменных объяснений заказным письмом с уведомлением о вручении. Важно, чтобы такое письмо имело опись вложения и объявленную ценность, иначе работодатель не сможет доказать в суде, что сотруднику был выслан запрос, а не чистый лист;
  • направить запросы в медицинские учреждения по местожительству сотрудника, связаться с родственниками, друзьями;
  • подать заявление в правоохранительные органы (полицию) по местожительству сотрудника. Сотрудники полиции обязаны принять заявление, выдать уведомление о его принятии и регистрации.

Конкретные сроки данных действий работодатель может определить самостоятельно.

Как правильно уволить без вести пропавшего сотрудника

Иванов Петр Сергеевич (1976 года рождения, адрес места жительства: г. Москва, ул. Переяславская, д. 15, кв. 43) состоит в штате ООО «Заря» в должности менеджера отдела закупок с 2007 г. на основании действующего трудового договора от 13.09.2007 N 48/оз и приказа о приеме на работу от 13.09.2007 N 15. 15.03.2011 Иванов Петр Сергеевич не явился на рабочее место. Последний раз его видели коллеги — работники ООО «Заря» — 14.03.2011, когда он после рабочего времени направился к выходу с территории организации на остановку общественного транспорта и с тех пор на рабочем месте не появлялся, о его местонахождении ничего не известно.
ООО «Заря» принимало меры к установлению причин отсутствия Иванова П. С. на рабочем месте: осуществляло телефонные звонки на известные номера, направляло по адресу места жительства Иванова П. С. письма с просьбой объяснить отсутствие.

Читайте так же:  В каких случаях потребитель имеет право вернуть неисправный мобильник

Действия работодателя при пропаже сотрудника

Поэтому если в подобной ситуации оформить увольнение сотрудника без установления фактов его отсутствия, то у сотрудника будут все основания обратиться в суд с просьбой восстановить его на работе. С учетом указанного, когда сотрудник не появляется на работе и не дает о себе знать, работодателю рекомендуется предпринять следующие действия:

  • составить акт отсутствия сотрудника на работе и оформлять его периодически (желательно ежедневно) до выяснения причин такого отсутствия (см. приложение к ответу ниже);
  • направить сотрудника организации по местожительству пропавшего сотрудника для выяснения причин его отсутствия.

Привлекаем собственные кадры Если без пропавшего специалиста не обойтись, руководитель структурного подразделения может предложить одному из сотрудников, имеющих соответствующую квалификацию, замещать отсутствующего работника без освобождения от основных трудовых функций.При этом сотруднику, замещающему исчезнувшего специалиста, в обязательном порядке полагается доплата, размер которой определяется по соглашению сторон (ч. 2 ст. 151 ТК РФ). Тот в свою очередь должен дать письменное согласие на предложение руководителя выполнять дополнительную работу в течение определенного срока (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ).

Он ушел… и не обещал вернуться

Если письма были возвращены работодателю по причине отсутствия адресата (либо истечения срока хранения в почтовом отделении), следует составить акт о невозможности получения письменных объяснений от работника в присутствии не менее двух свидетелей в произвольной форме (см. приложение 2). В акте необходимо указать причину его оформления и привести ссылки на отправленные письма. Разумеется, факт возврата писем должен быть зафиксирован в журнале входящей корреспонденции организации-работодателя.

Если все попытки разыскать работника не принесли никакого результата, а сам он так и не появился, придется пойти на крайние меры. В этом случае работодатель должен в законном порядке решить вопрос о прекращении трудовых правоотношений с ним. Для начала нужно обратиться с заявлением в отделение полиции (ст.

Работник пропал без вести

Срочность здесь обусловлена тем, что за отсутствующим сотрудником сохраняется место работы — до прекращения с ним трудовых отношений (ч. 1 ст. 59 ТК РФ). Данное условие необходимо включить в текст договора. История вполне может разрешиться благополучно, и объявленный в розыск работник вернется.

Варианты развития ситуации зависят от того, был ли он признан пропавшим без вести в судебном порядке. 1. Если решение суда о признании сотрудника безвестно отсутствующим еще не вынесено, работник должен дать объяснения и сослаться на причину своего отсутствия. Если работодатель сочтет, что причина уважительная, то работник продолжит свою трудовую деятельность.

В случае неуважительной причины работодатель имеет право уволить сотрудника за прогул на основании пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Увольнение пропавшего сотрудника

Что делать, если пропал сотрудник?

Действия организации в этом случае должны отвечать нормам ТК РФ, тем более что они никак не ущемляют прав работника в случае его «пропажи». Кроме того, никто и ничто не мешает специалисту службы персонала и его коллегам действовать в рамках человеческих отношений и попытаться выяснить причины отсутствия сотрудника неформально. Возможно, ему или его семье нужна помощь. Читайте также: KPI: как это вообще работает — Как действовать HR-у: куда «заявить» об исчезновении, какие подготовить документы? Через какой срок искать другого специалиста? — Во многих случаях длительное отсутствие на рабочем месте означает, что сотрудник сменил место работы, «забыв» свою трудовую книжку.

Тем не менее, его работодатель не имеет права просто уволить «пропажу».

В таких ситуациях к материалам расследования приобщается решение о продлении срока. Оно должно быть мотивированным. Документальное оформление Комиссия, расследующая происшествие, приобщает к материалам дела:

  1. Официальное заключение, в котором указаны причины гибели сотрудника. Его выдает судебный медицинский эксперт по запросу руководителя предприятия.
  2. Протокол осмотра участка, на котором произошла трагедия.

[3]

К нему могут прилагаться видео- и фотоматериалы.

  • Копию документа, подтверждающего прохождение медосвидетельствования.
  • Протокол опроса очевидцев/свидетелей происшествия.
  • Копии бумаг, подтверждающих прохождение погибшим инструктажа по ТБ и ОТ.
  • Заседание Оно организуется после окончания расследования и сбора всех документов. О дате, месте и времени заседания извещаются родственники сотрудника, погибшего на производстве.

    Обязанности организации при пропаже сотрудника

    В дальнейшем они должны быть выданы членам семьи пропавшего работника (по аналогии со ст. 141 ТК РФ). Следует помнить, что согласно ст. 2 Семейного кодекса Российской Федерации под членами семьи понимаются супруги, родители и дети (усыновители и усыновленные). Другим родственникам зарплата и иные компенсации могут выдаваться при условии, что указанные члены семьи отсутствуют.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Законодательство не определяет, какой из родственников имеет преимущественное право получить денежные средства. На практике этот вопрос обычно решается так: работодатель выдает начисленную сумму тому из родственников, который первым за ней обратится. Пока идет поиск пропавшего сотрудника, необходимость выполнять его работу зачастую сохраняется.

    Источники


    1. Герасимова, Л.П.; Зубко, Ю.А. Шпаргалка по коммерческому праву; Аллель-2000, 2011. — 167 c.

    2. Лебедева, С. Н. Международный коммерческий арбитраж. Комментарий законодательства / Под редакцией А.С. Комарова, С.Н. Лебедева, В.А. Мусина. — М.: Редакция журнала «Третейский суд», 2014. — 416 c.

    3. Гришаев, П.И. Немецко-русский юридический словарь / П.И. Гришаев, Л.И. Донская, М.И. Марфинская. — М.: РУССО, 2016. — 622 c.
    4. Мацкевич, И.М. Организация научной деятельности и выполнение научных работ по юриспруденции. Научно-практическое пособие / И.М. Мацкевич. — М.: Проспект, 2017. — 915 c.
    5. Рыжаков А. П. Защитник в уголовном процессе; Экзамен — М., 2013. — 480 c.
    Обязанности организации при пропаже сотрудника
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here