Передача печатей и штампов другому лицу

Сегодня предлагаем обсудить следующую тему: "Передача печатей и штампов другому лицу". Если возникнут вопросы, то вы обязательно найдете ответы в статье. Если все же потребуются уточнения, то обращайтесь к дежурному юристу.

Содержание

Акт приема-передачи печати

Составление акта приема-передачи печати происходит тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.

Кто обязан пользоваться печатями

Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.

С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.

Зачем нужен акт приема-передачи печати

Печать на любом предприятии – объект особо охраняемый, за ее содержание и сохранность, как правило, отвечает один конкретный человек: либо директор компании, либо сотрудник, назначенный на это особым распоряжением руководства. Часто для хранения печати рекомендуют использовать специальный сейф, с доступом ограниченного круга лиц.

При помощи печати визируется документация фирмы, причем зачастую важность бумаг значения не имеет – это могут быть какие-то ежедневные рутинные документы или же ценные договоры и контракты. Без специального оттиска, который обычно содержит реквизиты организации и иногда какие-то секретные обозначения (такая маркировка используется для защиты печатей и штампов от подделки) тот или иной документ не будет считаться действительным, именно поэтому организации стремятся ограничить доступ к печатям. Соблюдение определенных мер безопасности позволяет также избежать попадания печатей и штампов в руки мошенников и прочих нечистоплотных граждан, а значит и использования их в корыстных или каких-то иных злонамеренных целях.

Печать, конечно, можно передать и без составления акта, но в случае, если произойдет какое-то нештатное, выходящее за рамки закона событие с применением печати, установить и доказать виновность того или иного лица будет крайне затруднительно.

В каких случаях используется акт приема-передачи

Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.

  1. Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).
  2. Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).
  3. Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.

Кто составляет акт

Данный документ составляется от имени двух сторон. Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Правила составления акта

На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.

В акте обязательно должно быть указано:

  • наименование компании — владельца печати,
  • должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
  • и того, которому она передается,
  • нужно отразить причину передачи,
  • дату, до которой печать переходит в другие руки,
  • поставить оттиск печати,
  • подписи обоих сотрудников.

С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.

Правила оформления акта

Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.

Документ создается в трех экземплярах:

  • один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
  • второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
  • третий передается в компанию.

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).

Образец акта приёма-передачи печати

  1. В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.
  2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
  3. Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:
    • полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
    • повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
    • должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
    • должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.

В этом же абзаце нужно вписать,

  • на основании каких документов действуют сотрудники
  • и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.
  • Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).
  • В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.
  • Статья 19.23. Подделка документов, штампов, печатей или бланков, их использование, передача либо сбыт

    Статья 19.23. Подделка документов, штампов, печатей или бланков, их использование, передача либо сбыт

    1. Объектом административного правонарушения, предусмотренного в ст. 19.23, является установленный порядок управления.

    2. Объективная сторона анализируемого правонарушения состоит в том, что виновный:

    1) совершает подделку документа, удостоверяющего личность (паспорт, иное удостоверение), а также иной документ (чаще всего официальный), который подтверждает наличие у лица определенных прав (либо то, что лицо освобождается от определенных обязанностей). При этом нужно обратить внимание на ряд обстоятельств:

    а) удостоверение личности — это документ, выдаваемый гражданину (диплом, грамота, зачетная книжка, студенческий билет, служебное удостоверение работников милиции, ФСБ, налоговой инспекции, трудовая книжка, орденская книжка, книжка ветерана труда, военный билет, паспорт и т.д.) или юридическому лицу (например, свидетельство о государственной регистрации АО, ООО, аттестат аудиторской фирмы) компетентными госорганами либо органами местного самоуправления и служащий подтверждением определенных прав или статуса лица, удостоверяющий личность либо служащий доказательством определенных полномочий, прав, льгот и преимуществ;

    [2]

    б) иной официальный документ — это документ, также выдаваемый компетентными органами (например, министерствами, государственными комитетами, департаментами, службами, иными федеральными органами исполнительной власти, а также Федеральным Собранием, органами представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации); не относясь к удостоверению, он подтверждает определенные права, льготы, преимущества гражданина или юридических лиц (например, справка о наличии стажа, справка о том, что юридическое лицо зарегистрировалось в налоговом органе) либо совершение лицом обязательных действий (например, документы, выдаваемые таможенными органами, акты обследования помещения органами Госсанэпидемслужбы, Госпожнадзора).

    Читайте так же:  Может отец выписать ребенка из муниципальной квартиры

    Как удостоверению, так и иному официальному документу присущи определенные признаки: наличие обязательных реквизитов (номер и дата выдачи, подписи полномочных лиц, четкое указание на права, льготы, преимущества, предоставляемые лицу, на обязанности, от которых лицо освобождается, срок действия документа и т.д.); скрепление печатью и оттиском герба Российской Федерации или ее субъекта и т.д.

    Кроме того, официальными становятся документы, хотя и исходящие от частных лиц и негосударственных организаций, но предназначенные для представления в государственные органы и органы местного самоуправления (например, трудовые книжки, которые ведутся в частном ООО, АО, справки о стаже, выдаваемые индивидуальным предпринимателем своим работникам), либо прошедшие государственную регистрацию (например, устав производственного кооператива, договор о создании полного товарищества), либо иным образом легализованные (например, договор коммерческой концессии, зарегистрированный в Роспатенте, положение о филиале ООО, утвержденное генеральным директором ООО, ст. 55 ГК). К числу упомянутых относятся также документы от частных нотариусов, аудиторов и аудиторских фирм;

    в) документ подделывается в целях:

    его использования самим виновным, его работниками (если документ подделан, например, индивидуальным предпринимателем) или близкими родственниками;

    его сбыта. При этом под сбытом чаще всего понимается продажа поддельного документа; однако сбыт налицо и при его использовании в договоре мены, а также при дарении документа;

    г) виновный подделывает упомянутые в ст. 19.23 документы путем полного изготовления (т.е. когда он самостоятельно совершает все операции, в результате чего поддельный документ приобретает объективную форму со всеми необходимыми реквизитами и сведениями) или внесения в уже существующий документ изменений, заведомо ложных сведений, другой даты, подчисток, вытравлений текста и т.п.;

    2) подделывает и сбывает штампы, печати, бланки. При этом следует иметь в виду, что:

    штампы — это специальные печатные формы (клише), содержащие определенный текст (например, полное фирменное наименование коммерческой организации с указанием ее адреса, исходящего номера, с обозначением номера телефона, факса, иные сведения), используемые организациями и индивидуальными предпринимателями для производства соответствующих оттисков на документах, исходящих от упомянутых лиц;

    [3]

    печати — это ручные печатные формы на каучуковой, резиновой и т.п. основе, которые позволяют осуществлять оттиск на документах с изображением Государственного герба (в случаях, предусмотренных законом), а также индивидуальные данные коммерческих и некоммерческих организаций, индивидуальных предпринимателей. Приложением печати обычно удостоверяется подлинность документа. В ряде случаев закон прямо требует приложения печати: например, при выдаче доверенности от имени юридического лица (п. 5 ст. 185 ГК);

    [1]

    бланки — это листы бумаги, на которых обычно изображены товарный знак или знак обслуживания, указаны фирменное наименование, адрес юридического лица или индивидуального предпринимателя (а в соответствующих случаях — государственных органов и органов местного самоуправления), отпечатаны фрагменты текста (номер и дата составления документа, иногда текст самого документа и т.д.). Бланком является и лист бумаги, содержащий оттиск штампа;

    3) использует документы, печати, бланки, штампы либо осуществляет их передачу (в т.ч. не только в случаях использования, но, например, и в целях коллекционирования).

    Формы использования могут быть самыми разнообразными: это и представление поддельного документа в государственный орган либо орган местного самоуправления для получения каких-либо пособий, начисления пенсий, получения лицензии на тот или иной вид предпринимательской деятельности, получения квот и т.д.; это и представление такого документа в налоговый орган, в ПФР, ФСС, ФМС и т.п. для освобождения от уплаты налогов.

    Не имеет значения, лично ли виновный представил документ либо направил его по почте, отослал нарочным (например, через своего подчиненного). Не играет роли и то, удалось ли виновному добиться освобождения от обязанностей, получения соответствующих прав, льгот, преимуществ или нет (т.к. он был разоблачен): ответственность наступает в любом случае.

    Оконченным данное административное правонарушение считается с момента, когда совершено любое из упомянутых действий.

    3. Субъектом анализируемого административного правонарушения являются только юридические лица (см. коммент. к ст. 2.1, 2.10). Этим данное административное правонарушение отличается от состава преступления, предусмотренного в ст. 327 УК (она устанавливает уголовную ответственность за подделку удостоверения, иного официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей в целях его использования либо сбыт такого документа, а равно изготовление в тех же целях, сбыт поддельных государственных наград Российской Федерации, РСФСР, СССР, штампов, печатей, бланков, за совершение этих деяний неоднократно либо использование заведомо подложного документа. См. об этом в книге: Гуев А.Н. Комментарий к Уголовному кодексу Российской Федерации (для предпринимателей). Изд. 5-е. М.: Изд-во «Экзамен», 2006).

    4. Субъективная сторона анализируемого правонарушения характеризуется только прямым умыслом (см. коммент. к ст. 2.2).

    5. Анализ мер административной ответственности, предусмотренных в ст. 19.23, показывает, что:

    1) одновременно назначается и административный штраф (основной вид административного наказания), и конфискация орудий совершения административного правонарушения (дополнительное административное наказание);

    2) административные наказания, установленные в ст. 19.23, назначаются судьей (см. коммент. к ст. 3.5, 3.7, 23.1).

    Акт приема-передачи печати

    В каждой организации, предприятии имеется фирменная печать. С ее помощью заверяются все документы, имеющие юридическое значение: договора, контракты и даже трудовые книжки.

    Они должны находиться на особом контроле. Можно передавать только одному человеку, который будет отвечать за их сохранность, перемещение, а также за формальности, касающиеся правильности их применения.

    Акт приема-передачи является приложением, который позволяет перемещать штампы. Должностное лицо, распоряжающееся материальными ценностями, может передавать их на время в пользование другому человеку, работающему в той же организации.

    Основные аспекты

    Акт приема-передачи печати идет как приложение к внутреннему приказу о назначении материально ответственного лица. Необходим для задокументированного контроля за передвижением штампов. Он помогает предотвратить неправомерное использование, например, для подтверждения ложных платежных документов или отчетов.

    У каждой организации свой образец, который они используют в таких случаях. Составляется он в произвольной форме. Кроме основных требований, каждый добавляет пункты, которые отображают внутренние правила предприятия.

    Как и в любом документе, в приложении должно быть указано:

    1. Ф.И.О и должность должностного лица, который был ответственным.
    2. Номер приказа, на основании которого составляется приложение.
    3. Далее, указывается причина, по которой материальные ценности передаются другому лицу. Это может быть отпуск, увольнение или понижение, повышение в должности.
    4. После этого прописываются данные должностного лица, принявшего материальные ценности.
    5. Приложение заверяется оттиском печати, передача которой происходит.
    6. Далее, ставится подпись руководителя организации. Она считается окончательным подтверждением передачи.
    7. Для того чтобы подтвердить прием, ставится подпись сотрудника.

    После того как подписал документ, он несет полную ответственность за надлежащее использование штампа.

    Читайте так же:  Льготный отпуск кому положен

    Ниже представлен образец бланка, шаблон можно скачать внизу статьи.

    Передача штампа командированному сотруднику

    Чаще всего материальные ценности такого типа передаются от руководителя к заместителю или юристу предприятия. Печать может передаваться и сотруднику, отправляющемуся в командировку, где необходимо заверка документов. В таком случае дополнительно должна выдаваться доверенность от руководителя. В ней прописывается какие документы и в течение какого срока ответственное лицо может использовать печати.

    Акт приема-передачи печати должен храниться не менее 3 лет. Это поможет избежать спорных ситуаций, в случае, если будут выявлены факты незаконного использования печати. Подняв приложения, можно быстро выяснить, кто из сотрудников владел ею на тот момент.

    На видео можно узнать дополнительные сведения о штампах и печатях:

    Передача печатей и штампов другому лицу

    Министерство транспорта Российской Федерации
    ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА

    от 2 августа 2010 года N ГК-806фс

    Об утверждении личных номерных печатей

    1. Утвердить образец личной номерной печати государственных транспортных инспекторов Федеральной службы по надзору в сфере транспорта и ее территориальных органов (приложение N 1).

    2. Утвердить Положение о порядке изготовления, использования и хранения личных номерных печатей государственных транспортных инспекторов Федеральной службы по надзору в сфере транспорта и ее территориальных органов (приложение N 2).

    3. Утвердить «Общий журнал учета печатей» (приложение N 3), «Журнал выдачи печатей» (приложение N 4).

    4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

    Приложение N 1. Образец личной номерной печати государственных транспортных инспекторов Федеральной службы по надзору в сфере транспорта и ее территориальных органов

    Приложение N 1
    к приказу Ространснадзора
    от 2 августа 2010 года N ГК-806фс

    1. Личная номерная печать государственных транспортных инспекторов Федеральной службы по надзору в сфере транспорта и ее территориальных органов, осуществляющих контрольные (надзорные) функции имеет форму круга диаметром 40 мм. По внешнему кольцу клише печати ограничивается ободом толщиной 5 (+ 0,1) мм, на котором располагается микротекст. Микротекст состоит из надписи: «* Министерство транспорта Российской Федерации * Федеральная служба по надзору в сфере транспорта *». Текст в центре: «Государственный транспортный инспектор» и порядковый номер печати.

    2. Образец печати:

    Приложение N 2. Положение о порядке изготовления, использования и хранения личных номерных печатей государственных транспортных инспекторов Федеральной службы по надзору в сфере транспорта и ее территориальных органов

    Приложение N 2
    к приказу Ространснадзора
    от 2 августа 2010 года N ГК-806фс

    1. Общие положения

    1.1. Настоящее Положение определяет порядок изготовления, использования и хранения личных номерных печатей (далее — печать) государственных транспортных инспекторов Федеральной службы по надзору в сфере транспорта и ее территориальных органов.

    1.2. Право применения личных номерных печатей имеют государственные транспортные инспектора Федеральной службы по надзору в сфере транспорта и ее территориальных органов, осуществляющие контрольные (надзорные) функции.

    1.3. Печать относится к инвентарным ценностям строгой отчетности, индивидуального использования государственными транспортными инспекторами Федеральной службы по надзору в сфере транспорта и ее территориальных органов (далее — инспектора) и применяется ими в соответствии с настоящим Положением.

    1.4. Ненадлежащее хранение и использование печатей, равно как использование их другими лицами в результате передачи инспектором, или допущенной им халатности, влечет за собой применение к виновным дисциплинарной или уголовной ответственности, предусмотренной законодательством Российской Федерации.

    1.5. Инспектор несет персональную ответственность за:

    сохранность выданной ему печати;

    поддержание выданной ему печати в состоянии, обеспечивающем ее нормальную эксплуатацию;

    использование печати только в служебных целях при исполнении должностных обязанностей.

    1.6. Печать не подлежит реставрации.

    2. Изготовление печатей

    2.1. Печати изготавливаются полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющие выданные в установленном порядке лицензии на этот вид деятельности и сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.

    2.2. Изготовление печати производится на основании поручения Руководителя Федеральной службы по надзору в сфере транспорта. Поручение готовится Управлением государственной службы, кадров и документационного обеспечения Ространснадзора.

    2.3. Регистрация, учет, организация выдачи, хранения, списания и уничтожения печатей, а также общий учет возлагается на Управление государственной службы, кадров и документационного обеспечения Ространснадзора.

    2.4. Потребность в печатях определяется исходя из количества инспекторов, уполномоченных осуществлять контрольные (надзорные) функции.

    3. Учет, выдача и хранение печатей

    3.1. Учет печатей ведется в книге «Общий журнал учета печатей» (приложение N 3) Управлением государственной службы, кадров и документационного обеспечения Ространснадзора. Книга учета хранится в несгораемых запираемых на замок и опечатываемых сейфах (металлических шкафах) в отдельном помещении, оборудованном техническими средствами охраны и средствами сигнализации о пожаре.

    3.2. «Общий журнал учета печатей» должен быть прошнурован, пронумерован, подписан начальником Управления государственной службы, кадров и документационного обеспечения Ространснадзора и заверен кадровой печатью.

    3.3. Учет выдачи печатей инспекторам ведется в книге «Журнал выдачи печатей» ответственными лицами структурных подразделений Федеральной службы по надзору в сфере транспорта и ее территориальных органов согласно приложению N 4.

    3.4. При учете выдачи печатей в обязательном порядке в журнале ставятся оттиски (образцы) печатей.

    3.5. При возврате (изъятии) печати в журнале учета выдачи ставится дата сдачи и подпись ответственного за ведение журнала. В случае уничтожения печати в журнале по каждому образцу ставится дата и номер акта на уничтожение. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью и подписью должностного лица в установленном порядке.

    3.6. Право использования печати предоставляется инспекторам на основании функциональных обязанностей, утвержденных должностным регламентом.

    3.7. Печати хранятся у инспекторов, за которыми они закреплены. Передача печатей в пользование другим лицам запрещается.

    3.8. Печать применяется для удостоверения документов, подписанных инспекторами, в рамках своей компетенции.

    3.9. Проверка наличия, порядка хранения печатей проводится не реже одного раза в год ответственным структурным подразделением.

    3.10. По каждому факту утраты печатей проводится служебное расследование, материалы которого служат основанием для привлечения виновных к ответственности и списания с учета утраченных печатей. Расследование по каждому факту утраты проводится в обязательном порядке.

    4. Уничтожение печатей

    4.1. Изношенные или поврежденные печати подлежат уничтожению с составлением комиссией в составе не менее трех человек соответствующего акта.

    4.2. Акт на уничтожение печатей утверждается Руководителем Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.

    4.3. Уничтожение печатей производится способом, исключающим дальнейшее их использование.

    Приложение N 3. Общий журнал учета печатей

    Приложение N 3
    к приказу Ространснадзора
    от 2 августа 2010 года N ГК-806фс

    Дата поста-
    новки на учет

    Кол-во выданных печатей

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Порядко-
    вые номера печатей

    Роспись лица, получив-
    шего печати

    Кол-во уничто-
    женных печатей

    Номер и дата акта об уничто-
    жении печатей

    Акт о временной передаче печатей и штампов от одного ответственного лица другому внутри структурного подразделения Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (в связи с убытием в командировку, уходом в отпуск)

    Тип документа: Акт

    Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

    Размер файла документа: 1,9 кб

    Бланк документа

    Скачать образец документа

    • Акт: образцы (Полный перечень документов)
    • Поиск по фразе «Акт» по всему сайту
    • «Акт о временной передаче печатей и штампов от одного ответственного лица другому внутри структурного подразделения Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (в связи с убытием в командировку, уходом в отпуск)».doc
    • Скачано документов
    Читайте так же:  Последствия пропуска процессуальных сроков. приостановление процессуальных сроков. восстановление пр

    Занесено в базу

    Внесены исправления в

    • Договоры
    • Все документы

    У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

    Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

    Акт об уничтожении печати и штампа

    Составление акта об уничтожении печатей и штампов происходит тогда, когда на предприятии принимается решение об утилизации штемпельных изделий. Акт относится к внутренним документам компании и должен составляться в определенном порядке.

    Зачем уничтожать печати и штампы

    Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.

    На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2015 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.

    Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.

    Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:

    • износ,
    • порча,
    • устаревание,
    • ликвидация или реорганизация фирмы,
    • изменение реквизитов фирмы и т.д.

    Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.

    Порядок проведения процедуры уничтожения

    На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
    Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:

    1. Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
    2. Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
    3. На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
    4. Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.

    Следует сказать, что в некоторых случаях организации не занимаются уничтожением печатей и штампов самостоятельно, а передают это право сторонним фирмам.

    Что касается утерянных или украденных штемпелей, то в отношении них составлять акт об утилизации нельзя – в таких случаях необходимо подавать соответствующие заявления в налоговую службу и полицию.

    Комиссия: состав и цели

    В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек.
    Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:

    • директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
    • сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
    • специалист кадрового отдела,
    • юрист,
    • секретарь.

    Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.

    Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.

    Для утилизации обычно используются довольно простые методы:

    • резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
    • спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).

    Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.

    Как составить акт

    Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.
    При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:

    • номер, место и дату создания акта,
    • название организации,
    • данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),
    • состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),
    • причину уничтожения печати или штампа,
    • основание для уничтожения(т.е. дать ссылку на документ),
    • время, место и способ уничтожения.

    Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.

    Как оформить акт

    Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.

    Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.

    После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.

    Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.

    Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.

    Как и сколько хранить акт

    Акт об уничтожении печатей и штампов следует хранить вместе с другими документами на протяжении установленного законом или внутренними положениями компании периода (но не менее трех лет), по истечении этого срока акт можно утилизировать.

    Акт о временной передаче печатей и штампов от одного ответственного лица другому внутри структурного подразделения Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (в связи с убытием в командировку, уходом в отпуск)

    Акт о временной передаче печатей и штампов от одного ответственного лица другому внутри структурного подразделения Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (в связи с убытием в командировку, уходом в отпуск)

    Приложение N 3 к п. 3.5 Положения о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в судебном департаменте при Верховном суде Российской Федерации

    УТВЕРЖДАЮ
    ____________________________
    (должность руководителя
    ____________________________
    структурного подразделения)
    ____________________________
    (фамилия и инициалы)
    «__» _____ 200_ г.

    Мы, нижеподписавшиеся ________________________________________
    (должность, фамилия и инициалы
    сдающего и принимающего)
    ______________________________, составили настоящий акт в том, что
    первый сдал, убывая в очередной отпуск, а второй принял следующие
    печати и штампы:
    1.
    2.
    3.
    4.
    5.
    Всего ____________________________ печатей и штампов.
    (количество прописью)
    Сдал: _______________ (_____________________________)
    (подпись) (фамилии и инициалы)
    Принял: _______________ (_____________________________)
    (подпись) (фамилии и инициалы)

    Ведение бухгалтерского учета ООО на основании договора осуществляет сторонняя организация. Может ли ООО передать свою печать «для справок» для использования этой сторонней организации?

    В соответствии с ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.

    Согласно ч. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ руководитель экономического субъекта обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, если иное не предусмотрено законом. При этом по смыслу ч. 6 ст. 7 Закона № 402-ФЗ такой договор может быть заключен как с физическим, так и с юридическим лицом.

    Читайте так же:  Алименты на ребенка, если отец не работает официально как взыскать деньги

    Вместе с тем в Законе № 402-ФЗ, а также в принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах отсутствуют положения, регламентирующие вопросы, связанные с ведением бухгалтерского учета экономического субъекта иным лицом на основании договора об оказании бухгалтерских услуг, в том числе вопросы, касающиеся хранения документов экономического субъекта или использования его печати.

    Также в законодательстве отсутствуют и общие требования к порядку хранения и использования печатей организаций. Определенные специальные правила предусмотрены лишь для печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, принадлежащих государственным органам и организациям, наделенным отдельными государственно-властными полномочиями (см. постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»).

    В связи с изложенным передача и использование печати общества с ограниченной ответственностью организацией, ведущей на основании договора бухгалтерский учет такого ООО, могут быть регламентированы соглашением между ними. Заключение такого соглашения не будет противоречить какой-либо норме права.

    Передача и хранение печати производятся в рамках договора об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, такое хранение не является самостоятельной услугой, а имеет вспомогательное значение. Полагаем, что в подобной ситуации нет необходимости заключать отдельный договор хранения, условия о порядке хранения печатей могут быть включены в договор оказания услуг по бухгалтерскому учету (в текст самого договора или в виде соответствующего дополнительного соглашения к нему). Факт передачи печати исполнителю и ее возврата заказчику может быть оформлен актом приема-передачи произвольной формы.

    Учитывая, что в ООО принят локальный нормативный акт, регламентирующий использование печати, при передаче печатей следует учитывать правила, установленные этим актом. В частности, если у заказчика имеется работник, ответственный за хранение и выдачу печатей, выдача и последующее принятие печати должны осуществляться этим работником. Если правила делопроизводства заказчика предусматривают ведение журнала учета печатей, при выдаче и возврате печатей в этом журнале следует сделать соответствующие отметки. Кроме того, при отсутствии подобных правил ООО может внести в ЛНА изменения, регламентирующие порядок и основания для передачи печати другим лицам с целью ее использования.

    Вместе с тем нужно учитывать, что данный локальный нормативный акт является внутренним документом общества. Следовательно, оно не может быть привлечено к ответственности контролирующими органами за нарушение положений такого локального нормативного акта. Ответственность за нарушение установленных им правил может быть возложена лишь на соответствующих работников ООО, не выполнивших его требования.

    Печати и штампы в организации

    • Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

    Что такое печать и что такое штамп?
    Нормативная база

    С огласно ГОСТу Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» печатьэто «устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу».

    Как видно, определение довольно общее. Более информативен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который говорит, что реквизит 25 «Оттиск печати» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации».

    На вопрос, что именно должно быть изображено на печати юридического лица (будем называть ее основной печатью 1 ), отвечают п. 5 ст. 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, а также ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ. Данные статьи содержат практически идентичный текст, из которого следует, что на печатях ООО и АО должны присутствовать:

    • полное фирменное наименование ООО или АО;
    • место нахождения ООО или АО.

    Кроме того, печати ООО или АО могут содержать фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

    Филиалы и представительства обществ должны помещать на печатях ту же информацию, плюс слова «Филиал» или «Представительство».

    Это лишь минимальные требования. Юридическое лицо по своему желанию может разместить на печати собственный логотип, эмблему, банковские реквизиты, контактные данные и т.п.

    Индивидуальные предприниматели (далее – ИП) иметь печать не обязаны (см. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ).

    Примеры печатей из ГОСТа Р 51511-2001:

    Печати хозяйственных обществ

    В упомянутом ГОСТе можно найти и требования к порядку изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, однако обязательными они являются лишь для организаций, использующих государственную символику. Технические требования к печатям организаций содержит Национальный стандарт РФ «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (утвержден на основании Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»). Здесь, например, перечислены размеры, которые должна иметь и сама печать, и изображения на ней.

    Что касается штампа, то официального определения для него нет. Мы будем считать штампом клише с текстом, цель которого – воспроизвести этот текст, чтобы его не пришлось писать от руки.

    Штампы для разных целей

    Виды печатей в организации

    Любая организация, а также ИП имеют право изготовить для своих нужд дополнительные печати. Они разойдутся по структурным подразделениям и будут проставляться их работниками на строго определенных документах. Каких именно – следует прописать в соответствующем регламенте (см. пункты 5.2 и 5.3 в Примере 12).

    К использованию дополнительных печатей следует относиться с известной осторожностью, так как их юридическая сила может быть поставлена под сомнение. На документах, предоставляемых в государственные и контролирующие органы, мы рекомендуем проставлять главную печать организации. Нет ничего страшного в использовании дополнительной печати, но чиновники на местах вполне могут отказаться принимать заверенные ими документы. Чтобы избежать ненужных проволочек, лучше сразу использовать основную печать.

    Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить ее на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется основной печатью организации. Если подобного условия нет, то можно поставить печать «Для договоров».

    Самая главная печать организации хранится в сейфе службы ДОУ, помощника генерального или самого директора. Все остальные печати, а также штампы расходятся по структурным подразделениям. Чтобы контролировать их хранение и использование, рекомендуется назначить ответственных лиц. Самым логичным было бы поручить хранение печатей и штампов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях. Для этого создается приказ по основной деятельности (его распорядительная часть показана в Примере 4).

    Распорядительная часть приказа о назначении ответственных за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях

    Приказ проходит обычную процедуру согласования и подписания генеральным директором, после чего с ним нужно ознакомить под подпись всех назначенных ответственными за печати работников.

    Учет печатей и штампов

    Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.

    Читайте так же:  Отгрузка одного числа по ттн другого

    Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале – см. Пример 6.

    Журнал учета печатей и штампов

    Журнал учета выхода печатей за пределы организации

    Куда и как ставить печать?

    Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.» («Место печати»). В этом случае оттиск можно ставить прямо на эти буквы. См. Пример 7.

    Иногда данная пометка ставится внутри специально предназначенного для печати и очерченного поля (как в Примере 8). Тогда нужно стараться уместить печать внутри, не выходя за рамки обозначенной границы. Например, такой вариант предусмотрен в Карточке с образцами подписей и оттиска печати, форма которой утверждена инструкцией Банка России от 14.09.2006 № 28-И (в просторечье она именуется банковкой карточкой).

    Проставление оттиска печати при указании места для него – «М.П.»

    Проставление оттиска печати в специально отведенном поле

    Если же место для оттиска не обозначено, а печать требуется для заверения подписи должностного лица, то ставить ее нужно так, чтобы захватить небольшие фрагменты должности и заверяемой подписи (см. Пример 9). Это правило нигде не закреплено и является, скорее, обычаем делового оборота. С логической точки зрения данный обычай вполне оправдан: в самом деле, если печать проставляется после подписания документа, то человек, который ее ставит, может сделать это так, чтобы оттиск стоял в определенном месте – задевая фрагмент должности и подписи и при этом оставляя их читаемыми. Оттиск, полностью закрывающий подпись, затрудняет ее идентификацию, а стоящий где-то далеко от нее может вызвать сомнения в том, что проставлялся он после подписания документа.

    Если форма документа такова, что проставить оттиск печати, задевая одновременно и подпись, и должность невозможно, то лучше «зацепить» подпись.

    Проставление оттиска печати при заверении подписи должностного лица

    Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, приведен в Приложении 8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив обязательный характер его применения. Если организация применяет в работе не только основную, но и дополнительные печати, то для всех них нужно определить, на какие документы они будут проставляться.

    Места проставления штампов, как правило, известны и зачастую даже зафиксированы в локальных нормативных актах. Так, в Инструкции по делопроизводству может быть указано, что штамп «Входящий №» ставится в нижнем правом углу документа, а штамп «В дело №» – в нижнем левом.

    Уничтожение печатей и штампов

    Грамотный учет печатей, штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину, особенно не поставив в известность ответственную службу. В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).

    Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия. Она создается по указанию руководителя организации. Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности.

    Уничтожить печать – это привести в полную негодность ее клише. Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки. Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку. Конечно, сделать это в условиях обычного офиса довольно непросто, но металлические печати сегодня встречаются все реже. Зачастую используются обычные каучуковые клише. Факт уничтожения печати отражается в акте (образец см. в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»).

    Если вдруг выясняется, что печать потеряли, это отражается в особом акте – показан в Примере 11. В Журнале учета данный факт нужно отразить в последней графе «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)», тогда:

    • вместо более привычной надписи «Уничтожена в связи с износом (акт от 17.07.2014 № 3)»
    • там будет красоваться «Утрачена (акт от 07.07.2014 № 6)».

    Возможные периоды действия комиссии и приказ о ее создании (на примере экспертной комиссии) показаны в статье «Экспертиза ценности научно-технической документации»

    Рецепт составления различных актов дан в статье «Акты в канцелярии и в отделе кадров». Здесь вы найдете: пореквизитный анализ (что обязательно, что факультативно, что нужно в определенных случаях); возможные варианты конструирования текста акта; три образца полностью оформленных разноплановых актов.

    Образец регламента о печатях и штампах

    В заключение приведем образец Положения об изготовлении, учете, использовании, хранении, уничтожении печатей и штампов в коммерческой организации. Каждая компания на его основе может составить собственный, см. Пример 12.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Обратите особое внимание на пункт 7.1, где говорится о том, что использование не предусмотренных регламентом печатей не разрешается. Но ведь организация растет и развивается, и появления новых печатей, а тем более штампов, не избежать. За этим нужно следить и каждую новую печать / штамп фиксировать в своем Положении стандартным способом внесения изменений в локальный нормативный акт.

    Источники


    1. Курскова Г. Ю. Политический режим Российской Федерации. Теоретико-правовой аспект; Юнити-Дана, Закон и право — Москва, 2008. — 296 c.

    2. Михайловская, Н.Г. Искусство судебного оратора / Н.Г. Михайловская, В.В. Одинцов. — М.: Юридическая литература, 2016. — 176 c.

    3. Зайцев, А. И. Постатейный комментарий к Федеральному закону «О судебных приставах» / А.И. Зайцев, М.В. Филимонова. — М.: Ай Пи Эр Медиа, 2014. — 128 c.
    4. Венгеров, А. Б. Теория государства и права / А.Б. Венгеров. — М.: Новый Юрист, 1998. — 624 c.
    5. Марченко, М.Н. Теория государства и права в вопросах и ответах. Учебное пособие. Гриф МО РФ / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2017. — 535 c.
    Передача печатей и штампов другому лицу
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here