Сколько лет хранить банковские документы

Сегодня предлагаем обсудить следующую тему: "Сколько лет хранить банковские документы". Если возникнут вопросы, то вы обязательно найдете ответы в статье. Если все же потребуются уточнения, то обращайтесь к дежурному юристу.

Сколько лет хранить банковские документы

1 При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения

2 При наличии лицевых счетов работников. При их отсутствии — срок хранения 75 лет

3 После снятия с учета

Федеральный закон от 06.12.11 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Статья 9. Первичные учетные документы

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Налоговый кодекс РФ
Статья 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

. При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Сколько хранить документы: советуют французы

Счета, дипломы, налоговые декларации… Как освободиться от этого бремени? Сколько нужно хранить документы? Советы французских специалистов.

Административные бумаги, платежные квитанции, чековые книжки… Перед каждым человеком рано или поздно встает вопрос о том, как долго их нужно хранить. Особенно актуальна проблема хранения становится во время переезда или генеральной уборки.

В такие моменты важно помнить, что ни в коем случае не нужно выбрасывать любые документы, так как они могут быть действительны столь же долго, сколько и предмет их содержания. Впрочем, сроки действия и, соответственно, сроки хранения каждого типа документов существенно различаются. Итак, что же рекомендуют предусмотрительные французы.

Нормативные акты для сроков хранения банковских документов

Основными документами, регламентирующими сроки хранения документов кредитной организации, являются:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 года);
  • Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс);
  • а также основные нормативные документы, регламентирующие деятельность кредитных организаций по основным вопросам деятельности.

Необходимо отметить, что несколько лет назад Ассоциацией российских банков совместно с Росархивом проводилась огромная работа по разработке специализированного перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, но она так и не была завершена. То есть проект перечня так и умер в недрах Росархива. Поэтому единого мнения о сроках хранения документов кредитных организаций не существует.

Рассмотрим сроки хранения договоров вклада физических лиц, установленные новым перечнем:

Мы видим, что для данного типа документов установлен срок хранения 5 лет после выполнения определенных условий (см. примечания для статей 337 и 340 Перечня).

Необходимо также знать, что Гражданским кодексом РФ не установлен срок исковой давности по договорам банковского вклада.

Также хотелось бы обратить Ваше внимание на письмо Центрального Банка РФ от 05.08.1998 № 169-Т «О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций», в приложении к которому дается примерная Номенклатура дел. В соответствии с ней установлены сроки хранения для следующих документов:

Как видно из приведенных документов, однозначного ответа на вопрос читателя нет.

Обращаясь к своему личному опыту, могу сказать, что при выделении к уничтожению документов, связанных с финансовой деятельностью физических лиц, необходимо проводить тщательную экспертизу ценности: оценивать сумму вклада, условия вклада, а также личность вкладчика.

Был случай, когда вкладчик обратился в банк за возвратом вклада через 10 лет после его закрытия. А о выданной в свое время доверенности на имя другого лица он и забыл. Если бы документы были своевременно уничтожены (в соответствии с установленными сроками хранения – 5 лет), то банку пришлось бы выплатить вкладчику кругленькую сумму: сумму вклада + значительно выросший процент.

Так же внимательно нужно относиться и к кредитным досье, так как встречаются прецеденты, когда они используются как доказательство в суде при разделе имущества, приобретении квартиры и при получении наследства.

Поэтому я считаю, что установленный в Перечне срок хранения продолжительностью 5 лет не актуален. И по решению экспертной комиссии кредитной организации он должен быть изменен в сторону увеличения.

И обязательно при разработке номенклатуры дел получите консультацию (желательно в письменной форме) юристов вашей кредитной организации. В таком важном вопросе ответственность за установление сроков хранения должна быть возложена на руководство кредитной организации, а не на архивариуса. При этом желательно учесть все возможные риски.

Сколько лет хранить банковские документы

Сразу скажем, что напрямую срок хранения банковских выписок в бухгалтерии предприятия действующим законодательством не установлен.

С одной стороны, сколько хранить банковские выписки говорит подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ. Это 4 года (если иное не установлено законом) после отчетного (налогового) периода, в котором выписка была востребована последний раз:

  • для составления налоговой отчетности;
  • начисления и уплаты налога;
  • подтверждения полученных доходов и понесённых расходов.

Указанная норма в полной мере распространяется на хранение электронных документов между банком и клиентами, в том числе клиент-банк.

Однако есть еще приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков хранения. Сколько хранить банковские выписки ООО согласно ему? Позиции 362 говорит о хранении «банковских документов». Срок – 5 лет.

Теперь вы знаете, сколько хранятся банковские выписки. Это минимум 5 лет. В течение этого срока будьте готовы в любой момент предъявить их проверяющим.

Также см. «Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года: что изменилось».

Как происходит

Осуществление кассовых операций происходит в соответствии с:

Способы заполнения перечисленных выше документов могут быть как на бумажных, так и электронных носителях. Хранить их следуют по утвержденному порядку о формировании и хранении кассовой документации. Места хранения определяется руководителем организации, который должен создать подходящие условия для сохранения документов в течении полного периода, определяемого законодательными органами.

Сведения об общих требованиях по срокам сохранности первичных документов и регистров кассовых документов прописаны в Федеральном Законе Российской Федерации «О бухгалтерском учете». Когда завершается установленный срок хранения, отсутствуют споры и действующие судебные разбирательства, то кассовые документы можно уничтожить.

Местом их хранения может служить архив организации или специализированные компании, с которыми сотрудничает данное предприятие по договорному соглашению, оплачивая их услуги.

Хранить кассовые документы необходимы согласно определенным правилам:

  1. Каждый день, не позднее начала новой рабочей смены, их сшивают по разрезу.
  2. Внутренний сшив кассового документа должен быть подобран в соответствии с возрастанием номеров счетов бухгалтерского учета по порядку. Сначала записывают счета по дебету, потом — по кредиту.
  3. У сшиваемых листов необходимо проставить нумерацию.
  4. Поступление кассовой документации на хранение в отдел архива проводится по описи, где указывается количество и наименования ее сшива, при этом может указываться соответствующий номер статьи, установленной на предприятии.

Как определить

В соответствии с законодательством Российской Федерации, период, в течение которого кассовые документы хранятся в отделе архива любой компании, равен не менее пяти годам, кроме расчётно-платёжных ведомостей, при условии отсутствия лицевых счетов сотрудников, которые хранятся до 75 лет. Когда задействованы судебные разбирательства, то бумаги не уничтожают до тех пор, пока судья не вынесет решение.

Иногда предприятие самостоятельно решает, сколько могут храниться бумаги в его архиве, но нельзя не соблюдать нововведения налогового и бухгалтерского законодательства.

Период хранения бумаг начинает свой отсчет с самого первого дня года, то есть первого января, спустя год после их оформления. Руководитель организации является ответственным лицом по обеспечению сохранности кассовой документации. При обнаружении нарушения правил к нему предъявляют претензии в виде административного наказания, выраженного в финансовом взыскании.

Суммы штрафных санкций устанавливают, согласно нормам законодательства.

  • величина административного штрафа должностным лицам составляет от 2000 до 3000 рублей, согласно статье 15.11 КоАП РФ;
  • размер штрафных санкций у гражданского лица равен 200 или 300 рублей, у должностного лица — от 300 до 500 рублей по статье 13.20 КоАП РФ.

Главный бухгалтер должен быть достаточно компетентен в вопросе по хранению бумаг по кассовым операциям. По правилам, касающимся деятельности архива, в данный отдел передаются лишь документы с постоянным либо продолжительным, то есть более десяти лет, сроком хранения, а также бумаги личного содержания.

Более пяти лет следует сохранять бумаги расчетного характера. Перечень их состоит из расчетно-платежных ведомостей по выдаче заработной платы либо прочих выплат без ведения лицевого счета. Поэтому перечисленные выше бумаги необходимо направить в архивный отдел, в виду продолжительных сроков хранения.

Перед передачей их следует перепроверить, обращая внимание на то, как они оформлены, сформированы, соответствуют ли их нумерация действующей номенклатуре документации на предприятии. При выявлении ошибок и неисправностей сотрудники, отвечающие за их оформление устраняют обнаруженные деффекты.

Каждое дело, принимаемое в архив, сопровождается обязательным присутствием сотрудника данного отдела, передающего кассовые бумаги. К ним всегда должна быть приложена опись в двух экземплярах, где отмечают дату приема тех или иных документов и ставят подпись ответственного работника.

Когда организация не имеет архивного подразделения и не может создать условия по сохранности важной документации, тогда бумаги хранятся в соответствующем государственном архиве, куда их направляют вместе с реестрами, согласованными экспертами проверочной комиссии.

Главные особенности

Кассир обязан по окончанию каждого рабочего дня сшивать отчетные бумаги, в соответствии с возрастанием порядковых номеров зарегистрированного реестра. Старшему сотруднику расчетного кассового узла либо генеральному директору предприятия необходимо контролировать грамотное сшивание бумаг.

По истечению сроков хранения кассовой документации, составляется их реестр для направления в архивный отдел либо перед утилизацией.

Учетные бумаги должны быть правильно заполнены и иметь соответствующий внешний вид. Ни в коем случае нельзя мять, мочить и делать исправления в ведомостях, книгах и ордерах.

Таким образом, заполнение кассовых документов — процесс достаточно ответственный, ведь они позволяют обобщить различные информационные данные, составить отчетность и грамотный учет расчетных операций. Если кассир допустит погрешности на начальной стадии заполнения финансовых операций, это может серьезно отразится на бумаги итоговой отчетности.

У ответственного сотрудника по оформлению кассовой документации должны быть соответствующие знания и опыт, его работа должна проверяться старшим должностным лицом и утверждаться генеральным директором.

Журналы и книги необходимо заполнять в соответствии с установленными сроками и нормами. Все исправления должны соответствовать порядку оформления кассовых документов. Хранить их необходимо строго по установленным правилам законодательства, дабы избежать административных взысканий и использовать их для управления организацией в будущем.

Обязательные реквизиты и сроки хранения представлены в данной инструкции.

Налоговые сроки

Налоговым законодательством предусматривается четырехлетний период хранения финансовых бумаг, отражающих сведения налогового/бухгалтерского учета.

Данное правило четко устанавливается Налоговым Кодексом РФ, а именно – статьей 23 этого нормативно-правового акта (подпункт 8 пункта 1).

Аналогичный срок хранения регламентируется этим законом (НК РФ) в отношении документов, фиксирующих доходы/затраты хозяйствующего субъекта.

Бухгалтерский аспект

Бухгалтерское законодательство строго предписывает хранение хозяйствующим субъектом финансовой (бухгалтерской) отчетности на протяжении минимум пяти лет, отсчитываемых с момента завершения соответствующего отчетного года.

Данная норма содержится в Законе РФ «О бухучете», зарегистрированном 06.12.2011 под номером 402-ФЗ.

Этот же нормативно-правовой акт вменяет хозяйствующему субъекту в обязанность создание адекватных кондиций для обеспечения сохранности финансовой документации на протяжении всего срока её хранения.

Кроме того, субъект предпринимательства вправе самостоятельно создавать архивы за пределами места реализации своей хозяйственной деятельности с целью хранения важных документов, если это необходимо для обеспечения их целостности/сохранности.

Требования Минкультуры

Требованиями Министерства культуры РФ регламентируется период хранения кассовых бумаг, также составляющий 5 (пять) лет. Правило утверждается приказом этого министерства, зарегистрированным 25.08.2010 под номером 558.

Зарплатная документация

Что касается зарплатных кассовых документов – платежных ведомостей, – то эти бумаги нужно хранить на протяжении 75 (семидесяти пяти) лет, если у получателей зарплаты отсутствуют учетные (лицевые) счета, или в течение стандартного пятилетнего срока, если имеются такие лицевые счета.

Отсчитывается период хранения с первого числа года, следующего за годом формирования данного документа.

Данные нормы устанавливаются вышеупомянутым приказом Минкультуры РФ.

Судебные разбирательства

Если какие-либо кассовые документы хозяйствующего субъекта фигурируют в продолжающихся судебных разбирательствах или спорах, данные бумаги надлежит тщательно сохранять до вынесения судом окончательного вердикта.

Порядок и правила

Руководитель хозяйствующего субъекта отвечает за организацию и осуществление процедуры хранения всей кассовой документации.

Именно он определяет подходящие места (зоны) для обеспечения сохранности финансовых бумаг, а также устанавливает порядок такого хранения на протяжении регламентированного периода в соответствии с требованиями актуального законодательства.

Процедура хранения может выполняться как с использованием архивных мощностей самой организации, так и силами сторонних подрядчиков, специализирующихся в данной сфере и предоставляющих надлежащий сервис на платной (договорной) основе.

Основные правила хранения кассовых бумаг:

  • Ежедневная сшивка документов (по каждому дню).
  • Подбор сшиваемых бумаг по возрастанию нумерации соответствующих счетов бухучета.
  • Нумерация всех листов, составляющих конкретный сшив.
  • Формирование надлежащей описи при передаче сшива непосредственно в архив. Указываются количество листов и наименование самого сшива.

Порядок уничтожения

Когда у кассовых бумаг завершается регламентированный срок хранения, они ликвидируются хозяйствующим субъектом.

Данная процедура осуществляется на предприятии согласно установленному порядку:

  • Подтверждение факта истечения срока, регламентированного для хранения бумаг.
  • Проверка фактического наличия бумаг, утративших на данный момент свою актуальность и подлежащих уничтожению.
  • Формирование и работа экспертной комиссии предприятия, уполномоченной проверить реальную ценность кассовых бумаг. Её состав определяется руководителем хозяйствующего субъекта. Итоги деятельности такой комиссии оформляются составлением соответствующего протокола (протокола заседания).
  • Составление акта ликвидации кассовых бумаг, утверждаемого руководителем организации.
  • Бумаги, указанные в ликвидационном акте, фактически уничтожаются. Данный факт подтверждается составлением отдельного документа.

Интересные статьи:

Видео (кликните для воспроизведения).

Для чего предназначен путевой лист Путевой лист – формуляр, который определяет право водителя пользоваться транспортом,…

Хранение копий документов, отснятых для работы Что касается обычных копий документов, которые каждый из нас…

Правила хранения Они, пожалуй, единственный натуральный продукт, который природа поставляет уже с готовой упаковкой —…

Ст. 363 НК РФ. Порядок и сроки уплаты налога и авансовых платежей по налогу Главная>Налоговый…

Срок хранения журналов регистрации вводного инструктажа Внимание ЭПК31.Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных…

Сколько лет хранить банковские документы

Сразу скажем, что напрямую срок хранения банковских выписок в бухгалтерии предприятия действующим законодательством не установлен.

С одной стороны, сколько хранить банковские выписки говорит подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ. Это 4 года (если иное не установлено законом) после отчетного (налогового) периода, в котором выписка была востребована последний раз:

  • для составления налоговой отчетности;
  • начисления и уплаты налога;
  • подтверждения полученных доходов и понесённых расходов.

Указанная норма в полной мере распространяется на хранение электронных документов между банком и клиентами, в том числе клиент-банк.

Однако есть еще приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков хранения. Сколько хранить банковские выписки ООО согласно ему? Позиции 362 говорит о хранении «банковских документов». Срок – 5 лет.

Теперь вы знаете, сколько хранятся банковские выписки. Это минимум 5 лет. В течение этого срока будьте готовы в любой момент предъявить их проверяющим.

Также см. «Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года: что изменилось».

Банковская выписка – это первичка?

Обычно срок хранения документа зависит от его правового статуса. Например, первичка это или нет. Вот недавнее мнение Верховного Суда РФ по поводу банковских выписок по движению денежных средств по счетам (определение от 30.01.2017 № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015):

Банковские выписки не являются первичной бухгалтерской документацией по смыслу Закона о бухучете, поэтому на общество не возложена обязанность по их хранению.

Эти выписки общество не составляет, руководитель и главный бухгалтер организации не подписывают.

Указанные выписки предоставляют банки. Они содержат информацию, предоставляемую кредитными организациями. Законом не установлена необходимость внесения в выписки по банковскому счету сведений о получателях денежных средств и основаниях платежей.

Также см. «Банковская карточка с образцами подписей и оттиска печати».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

>Срок хранения банковских документов в 2019 году

Банковские документы организация должна хранить пять лет. Рассмотрим подробнее, какие документы называются банковские.

Таблица со сроками хранения документов в организации

Чтобы вам было проще ориентироватьcя в сроках, мы составили таблицу.

Годовая бухгалтерская отчетность

Квартальная бухгалтерская отчетность

5 лет. При отсутствии годовых — постоянно

Месячная бухгалтерская отчетность

1 год. При отсутствии годовых и квартальных — постоянно

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности

Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:

2) полугодовые, квартальные

Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)

Регистры бухгалтерского учета

5 лет — при условии проведения проверки

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.)

5 лет — при условии проведения проверки

[2]

Счета-фактур, декларации, расчеты

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

5 лет после замены новыми

Заявления, распоряжения, справки-графики, акты об оплате, размене, приеме-передаче векселей

Справки, акты, обязательства, переписка о недостачах, растратах, хищениях

Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе)

5 лет — при условии проведения проверки

Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации прочих активов и обязательств, а также инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

Книги, журналы, карточки учета основных средств

5 лет после ликвидации основных средств — при условии проведения проверки

Книги, журналы, карточки учета договоров и актов о приеме-передаче имущества

Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)

5 лет — при условии проведения проверки

Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц

Документы по личному составу, созданные до 2003 года К таким документам относятся:
  1. приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, о командировках;
  2. письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и производимых отчислениях страховых взносов;
  3. акты о приеме работ, выполненных по трудовому договору (контракту);
  4. личные карточки формы Т-2;
  5. табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда;

Не менее 75 лет со дня создания Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ Документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года Не менее 50 лет со дня создания Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ

* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Уничтожение документов после истечения срока хранения

Документы можно уничтожить в году, следующем за тем, в котором истек срок хранения данных документов.

[1]

Прежде чем уничтожить документы, необходимо провести их инвентаризацию. Для этого создаётся специальная комиссия. В ее состав должны войти сотрудники, имеющие представление о правилах и сроках хранения документов. Например, работники бухгалтерии или финансового отдела.

Состав комиссии назначается приказом и утверждается руководителем организации.

Далее членами комиссии составляется акт о выделении к уничтожению документов, у которых истек срок хранения. В акте указываются следующие данные:

  1. наименование документов
  2. количество документов
  3. период их составления
  4. срок хранения

Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации. После этого документы, указанные в акте, уничтожаются.

Документы можно уничтожить следующими способами:

  1. самостоятельно — например, с помощью шредера; в акте делается отметка о способе уничтожения документов и утверждается руководителем
  2. с помощью сторонней организации, занимающейся уничтожением документов – в этом случае документы ей передаются по реестру, в котором указывается наименование, количество и вес документов; акт об уничтожении переданных документов составляет сторонняя организация и передает его организации-заказчику

Штраф за нарушение сроков хранения документов

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

За нарушение порядка и сроков хранения документов предусмотрена административная ответственность. Так, организация или ИП могут быть оштрафованы в сумме от двух до трех тысяч рублей.

[3]

За отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров налогового учета налоговая может оштрафовать организацию на 10 000 рублей.

В случае, если налоговики докажут, что отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, — организацию могут обязать заплатить штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога (но не менее сорока тысяч рублей).

За непредставление документов по требованию на организацию может быть наложен штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Хранение выписок банка и платежных поручений

Срок хранения платежных поручений в организации

Важно В течение этого срока будьте готовы в любой момент предъявить их проверяющим. Также см. «Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года: что изменилось». Банковская выписка – это первичка? Обычно срок хранения документа зависит от его правового статуса.
Инфо Например, первичка это или нет. Вот недавнее мнение Верховного Суда РФ по поводу банковских выписок по движению денежных средств по счетам (определение от 30.01.2017 № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015): Банковские выписки не являются первичной бухгалтерской документацией по смыслу Закона о бухучете, поэтому на общество не возложена обязанность по их хранению. Эти выписки общество не составляет, руководитель и главный бухгалтер организации не подписывают. Указанные выписки предоставляют банки. Они содержат информацию, предоставляемую кредитными организациями.

Общепринятые периоды хранения:

  • первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
  • кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
  • расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).

Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период. Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия. Читайте также: Сроки оплаты патентов для ИП Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.

Хранение банковской и кассовой документации

Указ Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» определяет порядок формирования и хранения следующих кассовых документов:

  • журнал регистрации кассовых документов;
  • акты учета принятых и выданных денежных средств в кассе;
  • кассовая книга;
  • приходный и расходный кассовые ордера;
  • и др.

Данный указ предусматривает и правила хранения кассовых документов в электронном виде.

Срок хранения кассовых и банковских документов

Налоговый кодекс РФ говорит, что документы, содержащие налоговый и бухгалтерский учет, хранятся 5 лет. Доходы и расходы организации отражаются в документах, срок хранения которых также составляет 5 лет.

Сроки хранения банковских документов:

  • чековая книжка – 5 лет;
  • выписка из банка по счету организации – 5 лет;
  • платежные поручения – 5 лет;
  • переводные требования – 5 лет;
  • извещения банков – 5 лет.

Сроки хранения кассовых документов:

  • приходные, расходные кассовые ордера – 5 лет;
  • кассовая книга – 5 лет;
  • журнал кассира-операциониста – 5 лет;
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств – 5 лет;
  • авансовый отчет – 5 лет.

Перечень типовых управленческих документов также определяет период хранения кассовых документов, который составляет 5 лет.

При нарушении данных требований на организацию могут быть наложены административные санкции:

  • административный штраф в размере 5-10 тыс. руб., который выплачивает должностное лицо (повторное нарушение наказывается штрафом от 10 до 20 тыс. руб.);
  • штраф для граждан – от 200 до 300 руб., для должностных лиц штраф выписывается в размере 300-500 руб.

Период хранения документов начинается с начала года, который следует за годом, в котором документ был создан.

При судебных разбирательствах и спорах организация обязана хранить документы до окончательного судебного решения.

Поделиться в соц. сетях:

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

Ольга Куликова, руководитель отдела по работе с клиентами

Какие важные документы из банка надо хранить и как долго?

Необходимость в бухучете существует не только у юридических, но и физических лиц. Каждый человек хранит дома различные чеки, ордера, важные документы, платежные квитанции. Информация, представленная ниже, подробно расскажет, какие документы из банка надо хранить и как долго.

Срок хранения чеков и ордеров

Чеки гарантируют защищенность прав физического лица как потребителя. От фискальных документов, выданных в продуктовых магазинах, можно смело избавляться, убедившись, что товары надлежащего качества, содержимое упаковок съедобно и безопасно для употребления. Проверить это можно лишь дома. А вот суммарную цену в чеке перепроверить и пересчитать лучше, не отходя от кассы (кассир может случайно или специально несколько раз пробить один и тот же товар). Следовательно, долгосрочное хранение таких чеков бессмысленно.

А как поступать с чеками из магазинов, реализующих товары, которые предполагают свою эксплуатацию в течение продолжительного периода. Приобретенный предмет одежды в процессе носки может оказаться неудобным, или его ткань может спровоцировать аллергию на коже. Без чека вернуть купленный товар проблематично, а фискальный документ гарантирует возврат в случае необходимости. Чеки на дорогостоящие товары: бытовую технику или электронику, как правило, хранятся до окончания срока гарантии.

Однако лучше их не выбрасывать в течение гарантийного срока + 3 года. Так как в течение этих 3 лет (срока исковой давности) есть возможность предъявления претензии к продавцу, если обнаружен существенный недостаток, оказывающий влияние на потребительские свойства товара. Чеки из заведений общепита необходимо хранить как минимум 2 дня. В случае если самочувствие потребителя после посещения заведения ухудшится вследствие пищевого отравления, чек можно будет приложить к иску в суде.

Кстати, удобнее хранить сфотографированные чеки в памяти смартфона, ведь все чернила имеют свойство стираться с течением времени, в электронном формате они будут в целости и сохранности. А 2 года назад вступил в силу норматив, который наделяет потребителя правом запроса на кассе дополнительного электронного экземпляра чека. Это не займет много времени. Необходимо сообщить кассиру email или номер телефона для отправки электронного чека.

Какие документы после погашения кредита и ипотеки и сколько хранить

Согласно нормам ГК РФ, банки имеют право предъявить претензии заемщикам до окончания срока исковой давности, который начинается в день, когда финансовое учреждение обнаружило факт нарушения своего права. Таким образом, со следующего дня после даты, указанной в договорном соглашении, если запланированная сумма денежных средств не поступила на счет кредитодателя, банк вправе заявить о своем требовании к заемщику по поводу просроченной задолженности.

В случае, когда исчезает необходимость в пользовании кредитной картой, лучше просто сдать ее в ту финансовую организацию, которой она была выпущена. При наличии просроченной задолженности банк в момент сдачи карты обязан известить о сумме долга. Если клиент не погасил задолженность в полном объеме, то финансовое учреждение имеет право подать иск в суд с целью взыскания долга.

В момент погашения заемщиком кредита или долга по карте банк должен выдать ему платежные документы, подтверждающие внесение на счет остатка заемных денежных средств. Эти документы нужно хранить как минимум 3 года. Это необходимо на тот случай, если банковская база вдруг зависнет или удалится. А документы, подтверждающие платежи, докажут в такой ситуации факт того, что клиент полностью расплатился с кредитом.

Кроме того, вместе с внесением последнего платежа по займу обязательно нужно запросить в банке справку о погашении кредита. Эта бумага официально подтвердит то, что банк не имеет претензий к клиенту по поводу кредитных обязательств.

Следовательно, можно не хранить годами бумажные квитанции. Достаточно сохранить в течение 3 лет справку о полном погашении долга. Если платежи производились посредством банковских переводов, а не внесения в кассу наличных, то нет необходимости хранить какие-либо подтверждающие документы. Банк в любое время может выдать соответствующий платежный ордер.

Срок хранения документов по вкладам

Оформление срочного вклада в большинстве российских банков сопровождается обязательной выдачей клиенту:

  • договора банковского вклада;
  • сберегательной книжки либо банковской карты;
  • приходного кассового ордера 402 008 — в случае внесения наличных без оформления сберкнижки;
  • платежного поручения, оформляемого при переводе средств для вложения с другого счета, открытого ранее человеком.

Видео (кликните для воспроизведения).

Все эти документы нужно хранить до окончания срока вклада.

Источники


  1. Басовский, Л.Е. История и методология экономической науки. Учебное пособие. Гриф МО РФ / Л.Е. Басовский. — М.: ИНФРА-М, 2017. — 773 c.

  2. Куницын, А. Р. Образцы судебных документов / А.Р. Куницын. — М.: Юридическая литература, 2018. — 336 c.

  3. Гусева, Т. А. Государственная регистрация юридических лиц (+ CD-ROM) / Т.А. Гусева, А.В. Чуряев. — М.: Деловой двор, 2008. — 232 c.
  4. Руденко, Р. А. Р. А. Руденко. Судебные речи и выступления / Р.А. Руденко. — М.: Юридическая литература, 2016. — 368 c.
  5. Редактор, Редактор Б. Пугинский И. Пугинский Правоведение / Редактор Б. Редактор И. Пугинский Пугинский. — М.: Юрайт, 2011. — 480 c.
Сколько лет хранить банковские документы
Оценка 5 проголосовавших: 1
Читайте так же:  Арест на регистрационные действия — что это значит, автомобиля, машины, как снять, как узнать, с нед

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here