Возмещение затрат на гсм

Сегодня предлагаем обсудить следующую тему: "Возмещение затрат на гсм". Если возникнут вопросы, то вы обязательно найдете ответы в статье. Если все же потребуются уточнения, то обращайтесь к дежурному юристу.

Возмещение затрат на гсм

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Организация выплачивает сотруднику компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях для поездки в командировку. Как учесть в целях налогообложения прибыли расходы на ГСМ в указанном случае (работником предъявлены чеки на ГСМ)?

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Компенсация расходов за использование личного автомобиля

Работник, который систематически использует собственный автомобиль для выполнения служебных обязанностей, должен знать, какая компенсация расходов за использование личного автомобиля предусмотрена и на каких условиях ему положена. В этом вопросе есть много нюансов, о которых мы подробнее поговорим в статье.

Компенсировать или нет

Организация обязана компенсировать затраты на обслуживание машины, если она используется в служебных целях (ГСМ, амортизация автомобиля, парковка). Для этого необходимо прописать данный пункт в должностной инструкции или взять письменное заявление работника, где будут указаны пункты о необходимости использования своего транспорта для выполнения служебных обязанностей. В свою очередь, в организации должен быть издан приказ о компенсации за эксплуатацию личного транспорта работника, образец которого можно найти здесь.

Оплатить затраты работника на машину, которая была использована на благо организации, должна, соответственно, сама организация. Варианты оплаты расходов на автомобиль прописаны в ст. 188 ТК РФ.

  • Выплата компенсации за использование личного транспорта в служебных целях на основании ТК РФ.
  • Оформление с работником договора аренды на личный автомобиль.
  • Оформление ссуды, которая в результате является безвозмездным пользованием автомобиля.

Как компенсировать

Рассмотрим наилучший для обеих сторон вариант компенсации расходов предприятия и минимизации налогового бремени.

Иногда используется договор ссуды, но это самый невыгодный вариант, так как, безвозмездно взяв в эксплуатацию автомобиль, вам придется в итоге признать его в качестве дохода, на который положен налог. Подробнее – в ст. 250 НК РФ. При этом размер данного дохода высчитывается на основании рыночной стоимости и должен быть подтвержден независимой оценкой.

Что касается варианта использования личного имущества со взятием его в аренду, то он гораздо лучше предыдущего. Соглашение аренды личного транспорта сотрудника более выгодно для обеих сторон. Кроме того, оформить необходимые документы намного легче и быстрее, как и выплачивать собственно компенсацию работнику.

Но наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе. Можно привести наглядный пример. Предприятие выделяет работнику денежные средства как компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях. Сумма за полный месяц составляет 5000 рублей. Если сотрудник работает неполный месяц, сумма выплачивается пропорционально отработанному времени. Например, с 10 января 2017 года он ушел в отпуск на 2 недели и вернулся на работу 25 числа. В январе – 21 рабочий день, из которых работник был на рабочем месте 7 дней.

Расчет компенсации: 5000 / 21 дн. х 7 дн. = 1 667 рублей должно быть выплачено по итогам месяца.

Оформление компенсации

Для правильного оформления компенсации расходов за эксплуатацию личного транспорта сотрудника предприятию нужны документы:

  • Оформленное соглашение с сотрудником с прописанными условиями на использование его личного транспорта в целях компании. В нем необходимо указать размер денежной компенсации и порядок выплаты, срок выплат, технические характеристики автомобиля (объем двигателя, легковой либо грузовой автомобиль, марку, год выпуска машины и его государственный номер).
  • Документы сотрудника на автомобиль, который будет использоваться в служебных целях, а также страховка ответственности (ОСАГО), копия ПТС.
  • Нормальный документ – приказ собственника предприятия о компенсации на прописанных условиях.
  • Путевые листы с реальным маршрутом проезда автомобиля, чеки АЗС, бухгалтерский отчет с расчетами растрат на ГСМ, счета на амортизацию и ремонт автомобиля и остальные бумаги, подтверждающие оплату автомобиля, который используется в рабочем режиме.

Кроме того, желательно в должностной инструкции сотрудника прописать обязанности, которые предполагают регулярные поездки в служебных целях: посещение торговых точек, выезд на встречи к клиентам, доставку товаров или корреспонденции, транспортировку других сотрудников на встречи. Счета на оплату компенсации следует подавать директору на подпись ежемесячно для контроля финансовых затрат организации.

Компенсация за транспорт и налоги

В том случае, если на предприятии работник использует свой личный транспорт для реализации служебных заданий, которые согласованы с руководством, необходимо этот момент указывать в бухгалтерских документах. Налогообложение при этом касается не всей суммы компенсации, а только суммы в пределах законного норматива, независимо от того, какая это организация, с упрощенной или общей системой налогообложения. Подробнее – в ст. 264 и 346.16 НК РФ. Чтобы было проще считать и осуществлять страховые взносы, многие организации устанавливают размер компенсации в границах с учетом норм налогообложения.

Нормативы компенсаций, в основном, зависят от объема двигателя транспорта. Подробнее это описано в Постановлении Правительства РФ № 92:

  • Легковые автомобили (объем двигателя до 2 тыс. куб.) – 1 200 руб.
  • Автомобили с объемом двигателя больше 2 тыс. куб. – 1 500 руб.
  • Мотоциклы – 600 руб.
  • Грузовые автомобили зачастую оплачиваются в полной мере, и учитывается полная сумма компенсации.

В 2017 году компенсация с расходов осуществляется только после оплаты, в соответствии со ст. 272 НК РФ.

Компенсация расходов за ГСМ

Подробная информация на данную тему представлена в письмах от Министерства финансов РФ № 03-03-06/1/39239 и № 03-03-01-02/140. Например, компенсация за использование личного транспорта работника составляет 1 300 рублей в месяц. Кроме этого, идет возмещение ГСМ – 3 000 рублей + затраты на амортизацию или ремонт автомобиля. Таким образом, в налоговых расходах учитывается только 1 300 рублей основных затрат на компенсацию. При этом НДФЛ с такого рода компенсации не надо удерживать. Налогообложение при этом можно не учитывать.

Читайте так же:  Мфц это государственное учреждение или нет

НДФЛ с компенсации удерживать не нужно. От налога ее освобождает ст. 217 НК РФ. Однако не стоит забывать о том, что необходимо указать требуемую величину, которая зафиксирована в соглашении трудового договора.

Страховые взносы также не начисляются, так как отчисления идут только из оговоренной в соглашении суммы. Подробнее – в письме № 30-21/10260.

Компенсировать пользование личным авто сотрудника компания может в любом размере, однако зачастую в статье расходов ставится стандартная сумма. Дополнительные расходы на амортизацию автомобиля и ГСМ, как правило, в компенсации не учитываются. Учитывать их следует отдельно, в базе по налогу и прибыли. На законодательном уровне не установлены требования по расходам ГСМ и четко не прописано, что они должны быть включены в компенсацию за использование личного автомобиля. В соответствии с Трудовым кодексом идет разделение компенсации и непосредственно возмещаются расходы.

Надо ли удерживать НДФЛ, при возмещении расходов на ГСМ?

Предприятие платить за услуги адвоката еще дополнительно возмещает ему расходы на ГСМ нужно ли удерживать с этиз расходов НДФЛ

Вопрос относится к городу Октябрьский

[1]

В соответствии с ПИСЬМОМ МИНФИНА РОССИИ от 11.06.2014 № 03-04-05/28243: Компания, сотрудники которой используют в работе служебные автомобили, должна оформлять путевые листы. При отсутствии этих документов у работников возникает облагаемая НДФЛ экономическая выгода в сумме, выданной им на покупку бензина.

Путевые листы подтверждают, что работник израсходовал ГСМ в производственных целях. Если этих документов нет, значит, сотрудник использовал бензин для своих нужд. То есть получил облагаемый НДФЛ доход в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Однако, адвокат не является сотрудником организации. Расходы на горюче-смазочные материалы, производимые при использовании личного автомобиля для поездок в целях осуществления адвокатской деятельности, можно отнести к обоснованным расходам адвоката.

При этом должно быть документально подтверждено осуществление расходов именно в целях адвокатской деятельности, а не какой-либо иной деятельности или в личных целях.

При выполнении данных условий расходы на горюче-смазочные материалы, производимые при использовании автомобиля для поездок в целях осуществления адвокатской деятельности, могут учитываться для целей исчисления налоговой базы по налогу на доходы физических лиц в составе профессиональных налоговых вычетов в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (письмо Минфина России от 02.02.2012 № 03-04-05/3-105).

Использование автомобиля не является частью профессиональной деятельностью адвоката, то есть не выполняется обязательно условие о связи расходов с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода. Личный автомобиль адвоката не может быть отнесен к средству труда для оказания именно профессиональных адвокатских услуг, поскольку является только средством удобства передвижения, поэтому затраты на его содержание, в том числе, на его техническое обслуживание, приобретение ГСМ, расходы по заключению договоров добровольного страхования автомобиля не могут включаться в состав расходов, так как не связаны непосредственно с осуществлением профессиональной деятельности (апелляционные определения Мосгорсуда от 18.07.2012 по делу № 11-14228/12, от 18.10.2013 по делу № 11-34171).

Существует определение Конституционного суда РФ от 01.12.2009 № 1553-О-П, касающееся расходов нотариусов, которые для целей НДФЛ рассматриваются наравне с адвокатами, учредившими адвокатские кабинеты, согласно которому нотариусы при осуществлении своей деятельности могут использовать как личный, так и арендованный автотранспорт в случаях, когда сеть общественного транспорта в соответствующей местности развита недостаточно. В этих случаях расходы на содержание и использование автотранспорта, произведенные в целях осуществления нотариальной деятельности и подтвержденные необходимыми документами, подлежат учету частным нотариусом при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц.

Рекомендация эксперта
Как видите, практика спорная.

Обратите внимание, при заключении соглашений на оказание юридической помощи доверителю (назначенному им лицу) одним из существенных условий является выплата доверителем вознаграждения за оказываемую юридическую помощь, а также размер компенсации расходов адвоката, связанных с исполнением поручения, согласно пункту 4 статьи 25 Федерального закона от 31.05.2002 № 63-ФЗ. Учитывая приведенную норму, адвокат вправе при заключении соглашений на оказание юридической помощи предусмотреть компенсацию расходов на приобретение ГСМ и ремонт автомобиля, которая и покроет произведенные им расходы (письмо УМНС по г. Москве от 11.02.2004 № 28-11/8278).

Компенсация ГСМ в 2019 году: кому, что и как компенсировать

Обязательно ли компенсировать ГСМ

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.

Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:

  1. Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
  2. Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
  3. Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсация за бензин сотруднику должна быть оформлена документально. Все детали возмещения надлежит закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника.

Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.

После согласования компенсирования издержек работник оформляет и передает в бухгалтерию заявление на соответствующее возмещение.

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Компенсация ГСМ, проводки:

  • Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
  • Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).

Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:

  • для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;
  • для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.

Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.

Налогообложение

Согласно действующим нормативно-правовым актам, на возмещение расходов ГСМ, произведенных с целью исполнения сотрудником служебных обязанностей, не начисляются ни налог на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Возмещение затрат на гсм

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Читайте так же:  Бухгалтерские проводки начисления пени по транспортному налогу

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Работники организации (генеральный директор, служба безопасности) используют личные транспортные средства в служебных целях. При этом сотрудники сами управляют транспортным средством и самостоятельно оплачивают расходы на бензин. По итогам месяца организация оплачивает работникам фактические расходы на приобретение ГСМ. Выплата компенсации за использование личных транспортных средств в служебных целях не планируется, только компенсация фактически понесенных расходов на приобретение ГСМ. В трудовых договорах данных работников нет указания на разъездной характер работы.
Как лучше оформить отношения с работниками в данной ситуации: как договор безвозмездного использования транспортного средства или как компенсацию за использование личного транспортного средства?

Обоснование позиции:
Работники организации могут использовать свое личное транспортное средство (далее — ТС) в служебных целях, как передав его работодателю в безвозмездное пользование, так и без заключения такого договора, но с согласия или ведома работодателя и в его интересах, исходя из тех функций, которые они должны выполнять в соответствии с трудовым договором и должностной инструкцией.
Рассмотрим каждый из вариантов применительно к рассматриваемой ситуации.

1. Компенсация за использование личного ТС

2. Договор безвозмездного использование ТС

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Шашкова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

20 февраля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

[3]

Оплата бензина сотрудникам

При использовании личного имущества сотрудников в служебных целях компания обязана ему выплатить соответствующую компенсацию, а также возместить расходы, связанные с использованием этого имущества. Казалось бы, если речь идет об использовании личного автомобиля работника, то к возмещаемым расходам вполне можно отнести и стоимость бензина. Однако по сей день такой подход чреват возникновением претензий со стороны налоговых органов. Поэтому при необходимости использовать имущество сотрудников для налоговых целей имеет смысл, что называется, пойти иным путем.

Статья 188 Трудового кодекса гласит, что при использовании работником с согласия работодателя и в его интересах своего личного транспорта работнику выплачивается компенсация за использование и износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием (при условии их документального подтверждения). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В свою очередь, в силу положений подпункта 4 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса (далее — Кодекс) компенсация и возмещение затрат учитываются в расходах по налогу на прибыль на дату их выплаты в размере, предусмотренном этим самым письменным соглашением с работником. Однако здесь есть как минимум одно «но». Дело в том, что согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 Кодекса расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются только в пределах норм.

Таковые определены в Постановлении Правительства от 8 февраля 2002 г. N 92:

Объем двигателя легкового автомобиля

Видео (кликните для воспроизведения).

Норматив расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль (руб/мес.)

До 2 000 куб. см включительно

Свыше 2 000 куб. см

Таким образом, суммы «личных» компенсаций, превышающие установленный норматив, компании не могут списать на расходы при исчислении налога на прибыль. Собственно говоря, с этим никто и не спорит. Вопрос в другом. Согласно ТК сотруднику помимо «личной компенсации» возмещаются и расходы, связанные с использованием в служебных целях его автомобиля. Каких-либо специальных норм, которые бы ограничивали сумму такого возмещения для целей налогообложения прибыли, Кодекс не содержит.

Соответственно, это нам дает основание утверждать, что если возмещение расходов на бензин предусмотрено соглашением, заключенным сотрудником, а их размер подтвержден документально, то никаких препятствий для их учета в составе расходов по налогу на прибыль как таковых нет. Однако не тут-то было.

Либо компенсация, либо расходы на бензин?

Минфин в письме от 10 апреля 2017 г. N 03-03-06/1/21050 заявил, что «личные» компенсации уже включают в себя возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), а потому стоимость расходов на бензин, возмещаемых работнику, использующему личный транспорт в служебных целях, нельзя повторно учесть в составе расходов.

[2]

Отметим, что такой вывод чиновники делают не в первый раз.

Так, в письме Минфина от 21 июля 1992 г. N 57, где прописывались порядок и условия выплаты компенсаций за использование в служебных целях личных автомобилей работников, прямо говорилось о том, что в нормах «личных» компенсаций уже учтены расходы, в том числе на ГСМ. Продублирована эта позиция также в письмах Минфина от 23 сентября 2013 г. N 03-03-06/1/39239 и от 19 августа 2016 г. N 03-03-06/1/48789.

Аргументы против

В то же время на сегодняшний день письмо Минфина от 21 июля 1992 г. N 57 уже отменено. Плюс ко всему совершенно очевидно, что установленные нормы «личных» компенсаций, если в них еще и заложены затраты на ГСМ, давно устарели. Сейчас в среднем один литр бензина АИ-95 стоит около 38 руб. Соответственно, чтобы уложиться в норматив, «личный» автомобиль с двухлитровым двигателем должен «съесть» чуть более 30 литров (1 200 руб. : 38 руб.). Если говорить опять же в «среднем», то проехать на этом автомобиле можно будет около 300 км за месяц (!). Очевидно, что при таком раскладе в дальнюю командировку на личном транспорте сотруднику будет отправляться просто накладно.

Немного о «личном»

С «личными» компенсациями сопряжена и еще одна налоговая проблема. Дело в том, что статьей 188 ТК предусмотрена выплата компенсации за использование именно личного имущества работника. И, как разъяснил Минтруд в письме от 13 ноября 2015 г. N 17-3/В-542, возмещение расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено. Исключение чиновники делают только для случаев, когда сотрудник управляет по доверенности автомобилем супруги, который был им приобретен в браке (см. письмо Минтруда от 27 июля 2016 г. N 17-3/В-291).

Альтернативный вариант

Как видим, в настоящее время компаниям, которые выплачивают сотрудникам «личные» компенсации, с точки зрения возникновения налоговых рисков безопаснее не учитывать в расходах возмещенные им затраты на бензин. При таких обстоятельствах имеет смысл подумать об ином оформлении отношений с работником. К примеру, можно взять его… в аренду. Соответственно, и арендную плату, и затраты на ГСМ можно будет учитывать в составе расходов в общем порядке (при условии их экономической обоснованности и наличия документального подтверждения). Минусы в данном случае тоже есть: в отличие от «личных» компенсаций, предусмотренных ТК, арендная плата должна быть включена в базу по НДФЛ. Страховыми же взносами ни «личные» компенсации, ни выплаты по договору аренды не облагаются (см. Страховые взносы на выплаты по договору аренды) (п. 4 ст. 420 НК, письмо ФНС от 7 февраля 2017 г. N БС-4-11/2190).

Читайте так же:  Договор учредитель газеты редакция

P.S.

В завершение отметим, что нормы «личных» компенсаций для целей налогообложения прибыли установлены только для случаев, когда в служебных целях используется личный легковой (!) автомобиль сотрудника. То есть для грузовиков таких норм не предусмотрено. Соответственно, при использовании в предпринимательской деятельности личного грузового автомобиля работника выплачиваемая ему компенсация учитывается в составе расходов в размере, предусмотренном в соглашении, подписанном с данным работником.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Учет компенсаций ГСМ

Личные автомобили работников для выполнения служебных задач в организациях используются довольно часто. Трудовое законодательство обязывает работодателя в связи с этим выплачивать работникам компенсации, не устанавливая ограничений по их величине. В таких ситуациях важно правильно оформить документацию и помнить, что для налогового учета таких выплат установлены свои правила.

Из письма в редакцию

На предприятии руководителям выдаем деньги на бензин. Какие документы нужно оформить, чтобы списать их на затраты? Договора аренды автомобиля у нас нет, т. е. за аренду мы не платим. Как правильно составить акт на списание? Как сделать правильные проводки?

Мнение эксперта

Согласно статье 188 ТК РФ, обязанность по выплате компенсации возникает у работодателя, если имущество работника используется самим работником в интересах работодателя и с согласия или ведома работодателя. Установлено, что размер компенсации, так же как и сумма возмещаемых расходов, определяется сторонами трудового договора самостоятельно и фиксируется в письменном соглашении.

Ограничений по размеру выплат трудовое законодательство не содержит. Поэтому теоретически организация может выплачивать работникам компенсации в размерах, установленных соглашением. Размер компенсации должен быть обоснован.

Рекомендуется составить двустороннее письменное соглашение в виде приложения к трудовому договору. В нем предусмотреть, например, такие пункты:

  1. Работник с (дата) при исполнении своих трудовых обязанностей использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль (марка, объем двигателя, год выпуска, государственный номер).
  2. За использование автомобиля работодатель выплачивает работнику компенсацию.
  3. Компенсация рассчитывается исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива (указать) и километража, пройденного в служебных целях.
  4. Работник обязуется:
  • вести учет служебных поездок в путевых листах;
  • представлять в бухгалтерию работодателя путевые листы и документы, подтверждающие транспортные расходы за месяц, в последний рабочий день этого месяца.
  1. Компенсация выплачивается по окончании календарного месяца.

К соглашению следует приложить копию свидетельства о регистрации транспортного средства и копию руководства по эксплуатации автомобиля.

Налог на прибыль

Однако в целях налогообложения прибыли эти компенсации нормируются. Подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ определено, что затраты на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в расходах только в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Эти нормы установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 92.

Размер нормативов по автомобилям таков:

Транспортное средство Предельные нормы компенсации в составе расходов в месяц, руб.
Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя:
— до 2000 куб. см включительно 1200
— свыше 2000 куб. см 1500

Таким образом, в целях налогообложения прибыли в расходах можно учесть только сумму, не превышающую приведенные выше нормы.

Сумма превышения компенсации над законодательно установленной нормой в расходах при исчислении налога на прибыль не учитывается (п. 38 ст. 270 НК РФ).

При установлении размера компенсации имейте в виду, что при выплате такой компенсации отдельное возмещение стоимости ГСМ является в целях налогообложения сверхнормативной выплатой, не уменьшающей налоговую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239). Правомерность этого подхода подтверждается судами (постановление ФАС Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3, правомерность которого подтверждена определением ВАС РФ от 29 января 2009 г. № ВАС-495/09).

Расходы организации в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются в целях налогообложения прибыли на дату выплаты данной компенсации работнику, то есть пока компенсация реально не выплачена, учесть ее в расходах нельзя.

При установлении размера компенсации за использование личного автомобиля в производственных целях имейте в виду, что при выплате такой компенсации отдельное возмещение стоимости ГСМ является в целях налогообложения сверхнормативной выплатой, не уменьшающей налоговую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239).

Как экономически обосновать расходы, говорится в письме Минфина России от 16 мая 2005 года № 03-03-01-02/140:

  • организация, выплачивающая компенсации работникам, должна оформить с работниками соглашения о выплате компенсации и (или) выпустить приказ (другой внутренний локальный нормативный акт), где зафиксированы размеры компенсационных выплат и фамилии сотрудников, имеющих право на получение этих выплат;
  • от каждого сотрудника, получающего компенсацию, необходимо получить копию свидетельства о регистрации транспортного средства и ПТС, которые будут подтверждать, что используемый автомобиль принадлежит сотруднику;
  • выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;
  • компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количе-ства календарных дней в месяце;
  • за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т. п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается, то есть сумма к выплате рассчитывается пропорционально количеству отработанных дней.

Об экономической обоснованности и связи с деятельностью, направленной на получение дохода, говорится и в письме МНС России от 2 июня 2004 года № 04-2-06/[email protected]

Компенсация выплачивается работнику только в тех случаях, когда его производственная (служебная) деятельность связана с постоянными служебными разъездами и это подтверждается его должностными обязанностями.

Для обоснованного включения сумм выплаченной компенсации в расходы необходимо подтвердить не только необходимость использования автомобиля для выполнения служебных обязанностей работника, но и то, что работник фактически использовал автомобиль для поездок в интересах организации. Факт использования автомобиля подтверждается путевыми листами (письмо УФНС России по г. Москве от 21 января 2008 г. № 28-11/4115).

Сумма компенсации

Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начисления (подп. 5, 6, 6.1, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н). Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.).

Например, 31 августа 2016 года вы выплатили работнику компенсацию за использование личного автомобиля с объемом двигателя автомобиля меньше 2000 см 3 . Размер компенсации – 3000 рублей.

Для целей налога на прибыль сумму компенсации можно признать по норме 1200 рублей.

31 августа проводки будут такими:

Дебет 20 Кредит 73 — 3000 руб. – сумма компенсации отражена в расходах (приложение – бухгалтерская справка-расчет суммы компенсации за август 2016 года);

Читайте так же:  Полифосфатный фильтр вред для здоровья — про стройку и не только

Дебет 73 Кредит 51 — 3000 руб. – перечислена сумма компенсации работнику;

Дебет 99 Кредит 68 — 360 руб. ((3000 руб. – 1200 руб.) × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство.

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Компенсация ГСМ при использовании личного автомобиля

Не всегда предприятия располагают достаточным уровнем финансирования, который позволял бы снабжать сотрудников служебным транспортом. Поэтому люди, чья работа подразумевает разъездной характер, используют личные автомобили. Они имеют право на компенсацию затрат на ГСМ.

Основания для компенсации расходов ГСМ

При использовании личного автомобиля между работником и организацией заключается договор, на основании которого компенсируются затраты личных денежных средств на горюче — смазочные материалы. Правила его составления и требования к документу определены ст. 188 ТК РФ.

Компенсация транспортных расходов выплачивается только при постоянном использовании личного автомобиля в служебных целях. Это не касается, например, ежемесячных командировок, при которых основанием для начислений будет служить командировочный лист.

Порядок оформления

Использование личного автомобиля сотрудника в нуждах предприятия невозможно без его согласия. Для эксплуатации личной машины в интересах организации потребуются:

  • приказ руководителя предприятия, утверждающий список должностей с разъездным характером работ;
  • должностная инструкция с описанием условий труда, прав и трудовых обязанностей сотрудника;
  • соглашение об использовании личного автомобиля гражданина в трудовой деятельности;
  • распоряжение, определяющее виды компенсируемых издержек, алгоритм расчета суммы, порядок и сроки ее выплаты.

Соглашение можно включить в трудовой договор при его составлении или оформить в виде приложения к нему.

Помимо стоимости топлива, могут возмещаться:

  • расходы на амортизацию;
  • техническое обслуживание;
  • мелкий ремонт;
  • восстановление после повреждений, полученных в ходе эксплуатации в рабочее время и т.д.

Конкретный перечень трат, а также размер их возмещения определяется на стадии заключения соглашения об использовании машины сотрудника в нуждах организации.

На законодательном уровне отсутствуют ограничения по типу личного транспорта, который может использоваться в интересах организации. При соблюдении всех правил и условий оформления, компенсация ГСМ и других предусмотренных трат полагается в отношении как легковых, так и грузовых автомобилей.

Образец служебной записки на компенсацию затрат

Оплата затрат на ГСМ и компенсация других расходов, понесенных в ходе эксплуатации собственного автомобиля в рабочих целях, производится на основании поданной служебной записки на имя руководителя.

ТК не предъявляет особых требований к оформлению документа — его можно написать или напечатать на листе А4 с указанием таких данных:

  • сведения о работодателе;
  • информация о работнике;
  • краткое описание автомобиля, регистрационный номер;
  • количество служебных поездок за последний месяц;
  • значения тахометра машины на начало месяца и на дату подачи заявления;
  • сумма затрат с подтверждающими документами (чеки, квитанции, выписки, путевые листы и т.д.);
  • сумма к выплате;
  • дата составления заявления;
  • собственноручная подпись заявителя.

Типовой образец заявления на возмещение расходов на бензин можно скачать здесь.

На основании поданной записки руководителем издается приказ на оформление компенсации, на основании которого бухгалтерия начисляет работнику указанную сумму. Выплата производится в ближайший день выдачи заработных плат.

Расчет суммы выплат

Сумм, подлежащая возмещению, рассчитывается по методу, указанному в соглашении. Существуют три варианта:

  1. исходя из показателей тахометра автомобиля;
  2. без учета километража, по путевым листам или журналам передвижений;
  3. в фиксированном размере независимо от фактической суммы расходов.

В первых двух случаях для получения денежных средств работник должен предоставлять подтверждающие документы: чеки с автозаправочных станций, квитанции о прохождении техосмотра, путевые листы и т.д.

Облагается ли налогом компенсация за топливо

Денежное возмещение за топливо и траты на обслуживание автомобиля, используемого в служебных целях, облагается налогом на прибыль по ставке в 13%. Кроме того, работодатель обязан отчислять страховые взносы в фонды за этот доход.

Образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ (бензин, дизельное топливо, масло) в 2019 году

Если работник предприятия согласился на то, чтобы эксплуатировать свой личный автомобиль в производственных нуждах, работодатель обязан регулярно компенсировать ему затраты на обслуживание транспортного средства, ремонт и горюче-смазочные материалы (ГСМ). Размеры компенсационных выплат не ограничены на законодательном уровне, поскольку машина может быть использована в течение нескольких часов в день или на протяжении целой рабочей смены. К тому же, все зависит от модели авто, марки, потребления бензина, мощности и иных характеристик. В данной статье мы рассказываем о том, на каких основаниях сотрудник может получить компенсацию за использование своей машины, кто имеет право требовать компенсацию, как она оформляется, как выглядит образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ, какие документы понадобятся для обоснования суммы компенсации.

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 467-36-94

Из других регионов РФ звоните: +7 (800) 350-31-76

Условия выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в интересах работодателя

Важно! Если сотрудник самостоятельно решил, что будет пользоваться своей машиной во время работы, не оповестив об этом работодателя и не оформив соответствующие бумаги, наниматель не обязан возмещать расходы на ГСМ, ремонт и техосмотр авто.

Претендовать на компенсацию по расходам, связанным с использованием транспортного средства во время работы, могут не все водители, трудоустроенные на предприятиях. Должны выполняться следующие условия:

  1. У водителя в наличии должны быть документальные подтверждения того, что автомобиль действительно эксплуатируется в интересах предприятия (расчеты, документы).
  2. Расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и т.д. подтверждены соответствующими платежными документами.
  3. Работодатель дал свое согласие на использование машины в нуждах компании на возмездной основе – доказательством тому является договор с сотрудником или дополнительно соглашение к трудовому договору.
  4. Величина компенсационных сумм или способ ее расчета должен быть оговорен в бумагах.
  5. Работник управляет транспортным средством, будучи владельцем машины или обладателем доверенности от собственника авто.

Как оформляется выплата сотруднику компенсации за эксплуатацию личного автомобиля – выплата компенсации согласно платежным документам

Важно! Если работника не устраивают условия, на которых работодатель предлагает компенсироваться расходы за использование его машины в нуждах компании, сотрудник вправе отказаться от предоставления своего автомобиля – это не может служить поводом для увольнения.

Чаще всего, если подчиненный согласен предоставить свой автомобиль для использования его в нуждах предприятия, он же и будет являться водителем. И, как правило, сумма компенсации оговаривается заранее и прописывается в договоре. Обычно при расчетах бухгалтер опирается на технические характеристики автомобиля и его возраст. Способ выплаты компенсации на основании расчетов по фактическим расходам сотрудника имеет свои плюсы и минусы:

Преимущества Недостатки
Если размер компенсации согласован с работником, заключать соглашение не требуется. Налоговое законодательство позволяет не облагать налогом лишь малую часть компенсационной выплаты, которая сама по себе не может покрыть расходы водителя.
Величина компенсации легко регулируется при изменении цен на ГСМ и прочие статьи расходов. Если работодатель выплачивает сотруднику компенсацию, по размеру больше максимально возможной суммы, установленной ФНС, он не может учесть убытки при расчете налога на прибыль.
Читайте так же:  Как проводится процедура взыскания алиментов судебными приставами

Если решено было использовать данный метод компенсации расходов сотрудника на бензин, масло, дизельное топливо и т.д., необходимо действовать следующим образом:

  1. Обговорить с работником детали возмещения затрат на автомобиль.
  2. Оформить дополнительное соглашение к трудовому контракту, в котором оговаривались бы условия эксплуатации авто в интересах предприятия.
  3. Издать приказ о выплате сотруднику компенсации за горюче-смазочные материалы (смотреть Образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ).
  4. Передать в бухгалтерию предприятия заявление сотрудника о выплате ему компенсации за использование личного транспорта (ежемесячную).

Оформление выплаты компенсации за использование личной машины в интересах работодателя путем составления договора аренды

Заключение договора аренды транспортного средства, принадлежащего сотруднику фирмы, считается оптимальным вариантом для выплаты ему компенсации. Поскольку работник является владельцем автомобиля, составить договор найма машины с экипажем не получится (получилось бы, что договор работник заключает сам с собой). Такой подход также имеет свои плюсы и минусы:

Преимущества Недостатки
Работодатель имеет право учитывать убытки, связанные с оплатой найма автомобиля сотрудника, при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Сумма арендной платы должна облагаться налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) по ставке 13%.
Предприятие может по договору взять на себя обязательство по погашению всех издержек, связанных с использованием транспорта, а затем учесть расходы при вычислении суммы взносов в бюджет. Необходимо заключать с сотрудником договор.

Подобный метод эксплуатации автомобиля сотрудника компанией позволяет учитывать особенности таких взаимоотношений, а именно:

  • величину платы за найм транспортного средства;
  • компенсацию владельцу машины затрат на уплату налога на транспорт и оплату страховки;
  • кто (наниматель или владелец авто) будет оплачивать ГСМ и ремонт.

Заключение договора по аренде транспортного средства работника предполагает прохождение следующих этапов:

  1. Обсуждение вопроса эксплуатации личного автомобиля работника в интересах предприятия, согласование всех основных моментов.
  2. Определение оптимального для обеих сторон сделки способа компенсации расходов по эксплуатации автомобиля.
  3. Заключение договора аренды машины.
  4. Обращение в страховую компанию за повторным оформлением полиса ОСАГО, связанным с изменившимся количеством лиц, имеющих доверенность на управление ТС.
  5. Подписание документов о передаче машины предприятию на конкретный срок.

Какие документы понадобятся, чтобы получить компенсацию за использование личного автомобиля в интересах предпринимателя

Важно! В период основного оплачиваемого отпуска, периодов нетрудоспособности и служебных поездок компенсация за использование личного авто сотрудника не выплачивается.

Чтобы обосновать наличие у сотрудника прав на получение компенсационных сумм в счет расходов по содержанию транспортного средства, используемого в нуждах предприятия, потребуется представить бухгалтеру фирмы следующие документы:

  • документ, подтверждающий факт владения автомобилем;
  • доверенность (если водить управляет машиной на основании доверенности);
  • свидетельство о государственной регистрации транспортного средства;
  • паспорт автомобиля;
  • путевые листы, доказывающие эксплуатацию авто в нуждах компании;
  • платежные документы (чеки из АЗС, автосервиса и т.д.).

Образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ – скачать

Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть, как выглядит ⇒ Образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ.

Экспертное мнение к вопросу о том, облагается ли налогом компенсация за использование личного автомобиля

Согласно сведениям, предоставленным экспертами Федеральной налоговой службы, работодатели вправе отнести к расходам затраты на выплату сотрудникам компенсации за использование их автомобилей в интересах фирмы:

Характеристика автомобиля Сумма для уменьшения налога на прибыль
Легковой автомобиль мощностью до 2,000 л.с. 1,200 рублей
Легковой автомобиль мощностью более 2,000 л.с. 1,500 рублей
Мотоцикл 600 рублей
Грузовой транспорт Не регламентируется

С суммы компенсации, выплаченной сотруднику-владельцу автомобиля, не должны удерживаться:

  • налог на доходы физических лиц (НДФЛ);
  • страховые отчисления в Пенсионный Фонд и Фонд социального страхования.

Законодательные акты по теме

ст. 188 ТК РФ Варианты оплаты затрат на эксплуатацию личного автомобиля сотрудника
Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 О нормативах компенсаций за эксплуатацию автомобиля сотрудника в интересах предприятия
ст. 217 НК РФ О том, что компенсация а использование машины в работе не облагается НДФЛ
Письмо Минфина РФ от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140 О выплате компенсация сотрудникам за использование личного транспорта

Типичные ошибки

Ошибка: Человек добирается до своей работы около 1,5 часов, столько же времени уходит на возвращение домой. Он претендует на получение компенсации за использование машины в интересах работодателя.

Комментарий: Работодатель не отвечает за то, насколько далеко от работы проживает сотрудник. И в обязанности нанимателя не входит компенсация расходов работников на то, чтобы добраться до места работы.

Ошибка: Предприятие заключило договор с сотрудником о безвозмездной аренде его автомобиля с целью избежания налогообложения.

Комментарий: Тот факт, что услуга предоставляется бесплатно, не означает, что не нужно платить налоги. Напротив, налогооблагаемая база по расчету налога на прибыль увеличивается на сумму, пропорциональную рыночной стоимости аренды автомобиля.

Ответы на распространенные вопросы о том, как выглядит образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ

Вопрос №1: Выплачивается ли компенсация за эксплуатацию автомобиля сотруднику, который управляет транспортным средством на основании доверенности?

Ответ: Да, однозначно. Пояснения по этому поводу неоднократно давали эксперты Федеральной миграционной службы. На правомерность действий указывает и судебная практика.

Вопрос №2: Зависит ли возможность получения компенсации за использование личного автомобиля сотрудника фирмы в интересах работодателя от вида транспортного средства?

Видео (кликните для воспроизведения).

Ответ: Нет. Не важно, идет ли речь о легковом или грузовом автомобиле, или же мотоцикле – если транспорт эксплуатируется в ходе выполнения трудовых обязанностей, и работодатель дал на то свое согласие, компенсация должна регулярно выплачиваться.

Источники


  1. Корнев, А.В. Социология права. Учебник / А.В. Корнев. — М.: Проспект, 2016. — 825 c.

  2. Клименко, А. В. Теория государства и права / А.В. Клименко, В.В. Румынина. — М.: Высшая школа, Мастерство, 2000. — 224 c.

  3. Ведерников, А. Н. Конституционное право личности на судебную защиту в законодательстве и судебной практике России / А.Н. Ведерников. — М.: Юнити-Дана, Закон и право, 2017. — 152 c.
  4. Корпоративное право. Актуальные проблемы. — М.: Инфотропик Медиа, 2015. — 242 c.
  5. Хутыз, М.Х. Римское частное право; М.: Былина, 2011. — 170 c.
Возмещение затрат на гсм
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here