Закон о правильном оформлении документов

Сегодня предлагаем обсудить следующую тему: "Закон о правильном оформлении документов". Если возникнут вопросы, то вы обязательно найдете ответы в статье. Если все же потребуются уточнения, то обращайтесь к дежурному юристу.

Обязательная кадровая документация

Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.

Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. ст. 56 и 67 ТК РФ, вести трудовые книжки — ст. 66 ТК РФ, создавать правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189 ТК РФ. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами (в частности, положение о персональных данных — Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»).
Кадровую документацию условно можно разделить на несколько типов.

1. По степени обязательности:

  • обязательные документы — для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы;
  • рекомендательные документы — носящие рекомендательный характер;
  • специфические документы — зависящие от специфики конкретного учреждения.

2. По целевой принадлежности:

  • документы по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.);
  • документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.

3. По функциональному назначению:


  • внутренние локальные нормативные акты — определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.);
  • информационно-расчетные документы — в них содержится информация, на которой базируются расчеты различного характера внутри организации, или документы, служащие для сохранения необходимых для работы сведений (графики, таблицы, расчетные листы и т.д.);
  • документы, подтверждающие трудовую деятельность работников. Согласно трудовому и пенсионному законодательству эти документы являются подтверждением трудовой деятельности;
  • распорядительные документы — документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания);
  • журналы контроля и учета — журналы (книги) учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.

К документам, которые обязательно должны быть в наличии, можно отнести:

  • штатное расписание;
  • трудовой договор (контракт);
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1);
  • личную карточку (форма N Т-2);
  • приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма N Т-5);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6);
  • график отпусков (форма N Т-7);
  • приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8);
  • табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13);
  • табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение по защите персональных данных работника;
  • трудовую книжку;
  • локальные акты по охране труда.

Основные кадровые документы

Штатное расписание

Приказ (распоряжение) о приеме на работу

График отпусков

График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии последнего) не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Существует унифицированная форма графика отпусков N Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1. Применяется она для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это.

Табели учета рабочего времени

Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета рабочего времени (формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1). Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя и отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя. Служит для кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии учреждения.

Трудовой договор

Определяющую роль при формировании пакета кадровой документации организации играет трудовой договор с работником (ст. 56 ТК РФ). Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем. Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и его оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению работника и работодателя. Содержание трудового договора определяется в соответствии со ст. 57 ТК РФ. Его условия могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Примерная форма трудового договора и Рекомендации по его заключению установлены Приказом Минздравсоцразвития России N 424н .
———————————
Приказ Минздравсоцразвития России от 14.08.2008 N 424н «Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерной форме».

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 190 ТК РФ). Унифицированной формы данных правил не существует. Правила должны быть разработаны каждым работодателем самостоятельно с учетом действующего законодательства и могут включать в себя следующие разделы: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; рабочее время и время отдыха; поощрения за успехи в работе; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и др. Например, если уволенный за прогул работник будет оспаривать это решение в суде, одним из аргументов в пользу работодателя станут правила внутреннего трудового распорядка, в которых прописаны начало и конец рабочего дня.

Читайте так же:  Как наложить арест на автомобиль в гибдд

Положение по защите персональных данных работника

Трудовая книжка

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она должна быть предъявлена работником при его поступлении на работу. Исключение составляют случаи, если работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в учреждении свыше 5 дней. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя и печатью.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Договор о полной материальной ответственности

Среди документов, которые должны быть составлены работодателем, следует обратить внимание на договоры о полной материальной ответственности (ст. ст. 243, 244 ТК РФ). Они в обязательном порядке заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста, в случае передачи работнику ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства. Типовая форма договора о полной материальной ответственности утверждена Постановлением Минтруда России N 85 .
———————————
Постановление Минтруда России от 31.12.2002 N 85 «Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

Локальные акты по охране труда

Требования, предъявляемые к оформлению реквизитов и составлению текстов кадровых документов

Ответственность за ведение и сохранность кадровой документации

Мы рассмотрели основные особенности кадровых документов, которые должны быть утверждены организацией в обязательном порядке и при отсутствии которых проверяющий инспектор по труду вполне законно может привлечь учреждение к административной ответственности.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа (на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.) или приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, — дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Трудовым кодексом также установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (ст. 419 ТК РФ). Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может быть привлечен как к административной, так и к материальной ответственности, в случае если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.

Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относится достаточно большое количество кадровых документов — трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и др.)

Правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируются Госархивом и Рострудинспекцией, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

Кроме того, согласно ст. 5.39 КоАП РФ предусмотрена ответственность за неправомерный отказ в предоставлении гражданину собранных в установленном порядке документов, материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо несвоевременное предоставление таких документов и материалов, непредоставление иной информации в случаях, предусмотренных законом, либо предоставление гражданину неполной или заведомо недостоверной информации: наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 500 до 1000 руб.

Н.Гридина
Эксперт журнала
«Учреждения культуры и искусства:
бухгалтерский учет и налогообложение»

Общие требования к оформлению документов. Особенности оформления документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003

В заключение обратим внимание читателей на порядок применения требований ГОСТ Р6.30-2003. Как следует из раздела 1 документа, требования нового стандарта являются рекомендуемыми. Сказанное, однако, не означает, что теперь предприятия могут вести делопроизводство так, как им заблагорассудится, — ведь документы, оформленные с нарушением требований, установленных ГОСТом и иными нормативно-правовыми актами по вопросам ДОУ, по сути, не имеют юридической силы. Кроме того, небрежно или неверно оформленные документы, несомненно, затруднят деловое общение между предприятиями-партнерами, что, в свою очередь, отрицательно скажется на результатах их деятельности.
В то же время следует подчеркнуть, что требования ГОСТ Р6.30-2003 распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной Унифицированной системой организационнораспорядительной документации (УСОРД) (см. Общероссийский классификатор управленческой документации, класс 0200000. — Авт.). Таким образом, правила оформления, содержащиеся в ГОСТ Р6.30- 2003, в равной степени распространяются на документы и государственных, и негосударственных предприятий и организаций.

    Читайте так же:  Документы для межевания земельного участка и процесс межевания

    Об оформлении акта выполненных работ (услуг)

    Департамент бюджетной методологии Министерства финансов РФ по вопросу оформления первичных учетных документов сообщает.

    В силу положений постановления Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 № 329 «О Министерстве финансов Российской Федерации» в Министерстве финансов Российской Федерации, если законодательством не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения организаций по разъяснению (толкованию норм, терминов и понятий) законодательства Российской Федерации и практики его применения, а также по оценке конкретных хозяйственных операций.

    Вместе с тем департамент считает необходимым сообщить следующее.

    В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ), действовавшего до 1 января 2013 года, первичные учетные документы принимались к бухгалтерскому учету, если они были составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не была предусмотрена в этих альбомах, должны были содержать обязательные реквизиты.

    Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9) (далее — Закон № 402-ФЗ), вступившему в силу с 1 января 2013 года, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом с указанием обязательных реквизитов первичного учетного документа.

    Согласно Законам № № 129-ФЗ, 402-ФЗ и Инструкции, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 01.12.2010 № 157н (п. 7) (далее — Инструкция № 157н), все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству Российской Федерации правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты.

    При этом утвержденной унифицированной формы акта выполненных работ (услуг) нет.

    Согласно Закону № 129-ФЗ, действовавшему до 31 декабря 2012 года, к обязательным реквизитам относились:

    а) наименование документа;

    б) дата составления документа;

    в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

    г) содержание хозяйственной операции;

    д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

    е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

    ж) личные подписи указанных лиц.

    Аналогичная норма требований к обязательным реквизитам первичного учетного документа содержится в Законе № 402-ФЗ.

    Таким образом, согласно действующему законодательству акт выполненных работ (услуг) составляется в произвольной форме с отражением всех необходимых реквизитов.

    При этом согласно статье 309 Гражданского кодекса РФ обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства и требованиями закона, иных правовых актов, а при отсутствии таких условий и требований — в соответствии с обычаями делового оборота или иными обычно предъявляемыми требованиями.

    Таким образом, исполнение обязательств, возникших в ходе исполнения государственного контракта (договора), в том числе в части регламентации порядка оформления документов, осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и условиями государственного контракта (договора).

    При этом, по мнению департамента, акт выполненных работ (услуг) составляется с учетом требований по обязательному составу реквизитов, перечень которых не содержит требований об обязательном отражении детализации выполненных работ (услуг).

    Обращаем внимание, что согласно пункту 6 Инструкции № 157н субъект учета в целях организации бухгалтерского учета в случае отсутствия утвержденной унифицированной формы вправе утвердить в рамках формирования своей учетной политики форму первичного учетного документа (в том числе акта выполненных работ (услуг)) с указанием всех необходимых реквизитов.

    Об оформлении первичных документов

    По договору возмездного оказания услуг исполнитель берет на себя обязательства предоставить услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность) по заданию заказчика, который, в свою очередь, обязуется их оплатить (п. 1 ст. 779 ГК РФ). Согласно статье 783 Гражданского кодекса РФ, к упомянутому договору, как правило, применяются общие положения о подряде. Они приведены в статьях 702-729 Гражданского кодекса РФ. .

    Комментарии к документам доступны только платным подписчикам

    Оформите подписку сейчас, и вы получите полный доступ к электронной версии журнала.

    Правила подготовки и оформления документов (стр. 1 из 4)

    1.Документирование управленческой деятельности

    [2]

    1.1 Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков

    1.2 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

    1.3 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств; размножение документов

    2. Тираж документов

    3. Особенности оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм

    Список использованной литературы

    Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях (далее — организации) осуществляется, как правило, специальным структурным подразделением (или назначенным за делопроизводство лицом), на которое возложены функции документационного обеспечения управления (далее служба ДОУ) в целях совершенствования работы с документами, обеспечения высокого качества их подготовки контроля исполнения разрабатываются и утверждаются приказом руководителя организации инструкция по делопроизводству (далее – инструкция), положение о службе ДОУ, должностные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство.

    Инструкция разрабатывается в соответствии с действующими нормативно-правовыми документами по делопроизводству и устанавливает порядок его ведения, в том числе обязательные для всех работников основные правила, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранением и использованием документов.

    Организация и совершенствование ДОУ, методическое руководство контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются службой ДОУ.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    При оформлении служебных документов рекомендуется соблюдать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт распространяется на документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные. В Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

    Стандарт устанавливает состав и порядок оформления реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Хотя требования ГОСТ Р 6.30-2003 не являются обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие работникам.

    Читайте так же:  Порядок разрешения трудовых споров — студопедия

    При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows с использованием шрифтов TimesNewRomanCyr размером №12 ( для оформления табличных материалов), 13, 14,15 через 1-2 интервала.

    1.Документирование управленческой деятельности

    1.. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании вычислительной технике – на машинном языке.

    .2. Правила оформления документов на бумажных носителях, а также правила оформления реквизитов документов определяются ГОСТ Р 6.30-2003.

    1.1Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков

    1.1.1 Гербовые бланки являются полиграфической продукцией подлежащей учету.

    1.1.2. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанной вида продукции на должностном качественном уровне.

    1.1.3. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографическим способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале, при этом используются следующие реквизиты:

    при поступлении бланков: наименование вида гербового бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа, наименование организации- поставщика гербовых бланков, количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков;

    при выдаче бланков: наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

    1.1.4. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

    1.1.5. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

    1.1.6. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, начинаются распорядительным документом руководителя организации.

    [1]

    1.1.7. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя. О проверках делаются отметки в учетно-регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.

    1.2 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

    1.2.1 Приказ, постановление

    Приказ, постановление – распорядительные документы организации. Проекты приказов и постановлений должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных приказов, постановлений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа, постановления.

    Текст приказа, постановления состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

    В констатирующей части излагаются основание или причина составления документа.

    В распорядительной части излагается решение руководителя.

    Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПОСТАНАВЛЯЮ», напечатанными прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля), В пунктах распорядительной части приказа, постановления указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Распорядительная часть делиться на пункты, если исполнение приказа, постановления предполагает несколько исполнений и выполнение различных по характеру действий.

    В случае если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.

    Страницы приказа, постановления и их приложений нумеруются как единый документ.

    До представления на подпись проект приказа, постановления визируется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра всеми заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой, которая определяет целесообразность оформления данного вопроса приказом, постановлением, соответствие проекта приказа, постановления действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным приказам, постановлениям.

    В приказах о назначении на должность, освобождении от должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

    К приказам о командировании сотрудников организации прилагается задание на командировку, подписанное руководителем соответствующего структурного подразделения. Приказы подписывают руководители организации или их по их поручению — заместители.

    Распоряжение – документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов. Инструкций и других актов.

    Распоряжение подписывают руководители организации или по их поручению — заместители.

    Подготовка и оформление распоряжений проводиться в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

    Последним пунктом распоряжения возлагается контроль за его использованием на соответствующий отдел или должностное лицо.

    Распоряжение нумеруется порядковыми номерами в пределах календарного года.

    Инструкция – документ. В котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности организации.

    В заголовке к тексту инструкции обозначаются объект или круг вопросов, на которые распространяются её требования.

    Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты, а при необходимости – на подпункты.

    Инструкции визируются руководителем структурного подразделения – разработчика и утверждаются руководителем организации или по их поручению заместителям путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения.

    1.2.4 Подготовка документов к заседаниям коллегии

    Подготовка и представление документов к заседаниям коллегии возлагается на руководителей отделов. Представляются следующие документы: справка объемом 4-5 страниц машинописного текста и (при необходимости) приложения к ней; проект решения с указанием исполнителей и сроков исполнения; список лиц, приглашаемых на заседание коллегии. С указанием их должности и организации.

    Совет 1: Как оформить документ по ГОСТу

    • Как оформить документ по ГОСТу
    • Как оформлять спецификацию
    • Как утверждать документы
    • ГОСТ 2.105-95.
    • ГОСТ 2.105-95 Общие требования к текстовым документам
    • какие должны быть поля в документах

    Совет 2 : Как составить приказ в соответствие с требованиями

    Определите вид деятельности!

    Прежде чем правильно составить приказ, следует определить, к какому виду деятельности он будет относиться. Это связано с тем, что приказы, регулирующие деятельность сотрудников предприятия, административные или хозяйственные вопросы несколько различаются. Внутри каждого из этих видов приказов трудовым законодательством устанавливаются свои сроки регистрации и хранения, а также используемые выражения и термины. При этом смешивать несколько разных тематик в одном приказе не рекомендуется.

    Читайте так же:  Расчет пенсии по инвалидности — советы адвокатов и юристов


    Чтобы составить приказ правильно, разделите его на две части

    Все приказы, в независимости от их содержания, составляются на фирменном бланке предприятия. На нем указываются все его реквизиты, включая номер банковского расчетного счета. Любой приказ должен быть снабжен кратким заголовком, отражающим его суть, к примеру, «О дисциплинарном взыскании» или «О начислении зарплаты». В среднем заголовок приказа должен содержать от 3 до 7 слов. Непосредственно текст приказа необходимо разделить на две части – констатирующую и распорядительную. В первой констатирующей части приказа излагаются те причины и факты, которые и стали основанием для его издания. Вторая, распорядительная часть приказа в обязательном порядке должна начинаться со слова ПРИКАЗЫВАЮ, причем именно заглавными буквами. Далее следует употреблять слово, отражающее действие, которое следует выполнить: уволить, освободить, обязать и т.д.

    Чтобы составить приказ правильно, указывайте ФИО упоминаемых в нем сотрудников

    В соответствии с требованиями Трудового кодекса, все работники, упоминаемые в приказе, должны быть указаны с точным названием их должности и структурного подразделения. Чтобы составить приказ правильно, необходимо полностью указать имя, фамилию и отчество сотрудников. Напоследок стоит отметить, что если при составлении приказа секретарь или руководитель предприятия опираетесь на НПА, то из него вполне можно использовать готовые фразы и предложения.

    Где сформулированы правила разработки и оформления законов?

    В российских условиях маловероятно, что молодого разработчика законопроекта возьмет под крыло опытный наставник, который будет передавать ему свое мастерство, исправлять ошибки и погрешности, постепенно вводя его в курс дела. Обычно новичку приходится самостоятельно осваивать науку составления законов непосредственно в процессе выполнения задания по подготовке проекта законодательного акта. Для того чтобы чувствовать себя увереннее, ему следует внимательно ознакомиться с текстами федеральных и региональных законов (в зависимости от характера поставленной задачи) именно под углом зрения законодательной техники, т.е. как с продуктами интеллектуальной правотворческой деятельности и образцами юридического письма. Уяснить существующие стандарты и основные тенденции развития законотворческой практики можно путем сопоставления структуры, языка, терминологии, способов изложения нормативных предписаний в федеральных законах и (или) законах субъектов Федерации по проблематике, связанной с предметом регулирования разрабатываемого законопроекта.

    Во многих зарубежных странах существуют специальные учебные курсы и пособия по законодательной технике [1] , а также установлены специальные правила разработки законодательных актов, утвержденные законодательными или исполнительными органами государственной власти [2] . Некоторые из этих документов опубликованы на русском языке, в частности Руководство по разработке федеральных законов и регулирующих актов (Канада) [3] и Справочник по нормотворческой технике, содержащий рекомендации Федерального министерства юстиции Германии по единообразному оформлению законов и нормативных постановлений [4] .

    3. Где сформулированы правила разработки и оформления законов

    В России не сложилась традиция издания таких систематизированных актов, поэтому правила разработки и оформления законов содержатся в различных документах. Прежде всего, необходимо обратиться к нормативным источникам. Во многих субъектах РФ приняты специальные законы о нормативных правовых актах или о правотворческой деятельности. В них содержатся положения (иногда объединенные в главы), посвященные правилам юридической техники, структуре и языку закона, правилам оформления текста проекта и пояснительной записки к нему, экспертизе нормативных правовых актов [5] .

    Существенную помощь юристу, приступающему к разработке проекта закона, могут оказать и методические рекомендации, разработанные органами государственной власти для лиц, занимающихся законотворчеством. В 2003 г. были подготовлены Методические рекомендации по юридико- техническому оформлению законопроектов, утвержденные Советом Государственной Думы для осуществления законопроектной деятельности [8] . В подготовке этого документа участвовали Главное государственно-правовое управление Президента РФ, Правовое управление Аппарата Государственной Думы, Правовое управление Аппарата Правительства РФ, Правовое управление Аппарата Совета Федерации, Министерство юстиции РФ. Цель Методических рекомендаций — обеспечить единообразие в оформлении законопроектов и использовании средств, правил и приемов законодательной техники. Вместе с тем необходимо учитывать, что в них рассматриваются лишь такие вопросы, как структура законопроекта, порядок употребления ссылок, указание официальных источников опубликования, внесение изменений в законодательные акты, составление перечней законодательных актов, которые подлежит признать утратившими силу [9] .

    3. Где сформулированы правила разработки и оформления законов

    Для унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращения затрат труда, средств и времени в процессе подготовки документов в различных органах государственной власти могут разрабатываться также правила оформления документов или составляться сборники образцов документов [10] .

    Определенным подспорьем для начинающего автора законопроекта могут стать и результаты научных исследований. В рамках одного из проектов Международной организации труда (МОТ) было подготовлено Руководство по разработке трудового законодательства [11] в качестве справочного пособия при разработке законов о труде в государствах — членах МОТ. Основное внимание в этом документе уделяется способам законодательного обеспечения и реализации основных принципов и прав, закрепленных в Декларации МОТ 1998 г. (свобода объединения, право на ведение коллективных переговоров, упразднение всех форм обязательного и принудительного труда, запрет детского труда, недопущение дискриминации в сфере труда и занятости). Наряду с этим в Руководстве содержатся и практические рекомендации по юридической технике; главы, посвященные подготовке текста законопроектов (девятая и десятая), безусловно, будут полезны любому разработчику вне зависимости от того, по какой проблематике он готовит законопроект. В этих главах, в частности, рассматриваются вопросы, связанные с формулированием целей законопроекта, методикой конструирования закона и обеспечением его практической осуществимости, а также содержатся правила, определяющие юридическое содержание, стиль и язык законопроекта.

    В течение многих лет исследованием проблем правотворчества и юридической техники занимается Институт законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве РФ, который неоднократно представлял свои рекомендации в отношении разработки федеральных законов и законов субъектов РФ. В частности, Институт разработал

    Читайте так же:  Как узаконить чердачное помещение

    Методические рекомендации подготовки и оформления проектов федеральных законов, а также Методические рекомендации использования унифицированной (единообразной) терминологии в проектах федеральных законов [12] .

    К сожалению, те, кто делает первые шаги в сфере законотворчества, не всегда знают о существовании правил подготовки и оформления нормативных правовых актов. Вместе с тем ознакомление с этими правилами позволит избежать наиболее типичных ошибок в сфере законопроектной деятельности, сбалансировать наименование и содержание правового документа, обеспечить единообразие его структуры, языка и стиля. Поэтому не стоит их игнорировать, если вы хотите подготовить качественный законопроект, способный вписаться в правовую систему страны или конкретного субъекта Федерации.

    Старым ГОСТом по оформлению документов разрешили пользоваться до 1 июля 2018 года

    Специалистам по кадровому делопроизводству дали еще немного времени

    Росстандарт выпустил Приказ от 25.05.2017 N 435-ст, которым перенес на один год вступление в силу Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Как сказано в самом приказе, такое решение было принято в связи с обращением технического комитета по стандартизации «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

    Поскольку новый ГОСТ содержит несколько важных нововведений, у кадровиков и иных специалистов по делопроизводству появилось еще немного времени на подготовку к работе по обновленным требованиям.

    Что сейчас делать?

    Не исключено, что в некоторых организациях уже прошла подготовительная работа, и компании готовы пользоваться правилами, установленными ГОСТ Р 7.0.97 – 2016. Но поскольку вступит он в силу только через год, временно можно отложить новые бланки и формы.

    При этом важно помнить, что законодательством установлено добровольное применение национальных стандартов. Поэтому если уже все готово, и организация установила для себя правило перейти на ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 с 1 июля 2017 года, она может начать на работу по новым правилам в установленный срок.

    Тем, кто еще не подготовился, пора заняться изучением новых требований, анализом имеющихся в организации документов, сравнением их и приведением в соответствие с новыми правилами. И опять же ремарка, пользоваться новым ГОСТом необязательно, если это прямо не предусмотрено законом, договорами, контрактами, нормативными документами предприятий любых форм собственности. Хотя применение ГОСТа – дело довольно удобное и экономит время на спорах, когда деятельность компании и курсирующие документы проверяют инспекторы.

    [3]

    Что придется менять?

    Как объясняли в Росстандарте, новый ГОСТ начали разрабатывать в связи с тем, что нормы действующего стандарта несколько устарели. Теперь они не «удовлетворяют современным экономическим, социальным или иным потребностям страны, в том числе не соответствует уровню развития науки и техники».

    ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 распространяется на все организационно-распорядительные документы. Среди них:

    • уставы;
    • положения;
    • правила;
    • инструкции;
    • регламенты;
    • постановления;
    • распоряжения;
    • приказы;
    • решения;
    • протоколы;
    • договоры;
    • акты;
    • письма;
    • справки и др.

    В нем содержатся реквизиты документа (бланка), правила его создания и оформления. Причем, на этот раз чиновники предлагают, чтобы бумажный и электронный вариант документа были полностью идентичны. Кроме того, необходимо будет установить специальные средства защиты, которые позволят сохранять неизменными электронные документы.

    Чтобы шагать в ногу со временем, в ГОСТе Р 7.0.97 – 2016, например, предложено пользоваться иностранными шрифтами, такими как Times New Roman, Arial, Verdana и Calibri. Кроме того, официальные бланки организаций могут быть двуязычными, при составлении обращения можно писать «г-ну» или «г-же», а завершать письмо фразой «С уважением. ».

    Вот еще несколько интересных поправок, которые были добавлены в новый ГОСТ:

    • герб РФ и герб субъекта федерации объединены в один реквизит (используется только государственными и муниципальными учреждениями, коммерческие организации не имеют права ими пользоваться);
    • реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» разделен на два разных: «эмблема» и «товарный знак (знак обслуживания)»;
    • исчезли такие самостоятельные коды организации, как ОГРН и ИНН/КПП;
    • вместо «наименование организации» теперь будет указано «наименование организации — автора документа»;
    • дополнительно введены реквизиты «наименование структурного подразделения – автора документа» и «наименование должности лица — автора документа»;
    • добавлен реквизит «гриф ограничения доступа к документу»;
    • вместо реквизита «идентификатор электронной копии документа» появился «отметка об электронной подписи»;
    • инициалы лица, к которому адресовано обращение, предлагается писать после фамилии;
    • обязательно указывать адрес электронной почты;
    • предусмотрено центральное и флаговое (по левой стороне) расположение реквизитов;
    • прописана обязанность организации в ЛНА закреплять перечень используемых видов бланков.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Очень важно понимать, что даже после вступления в силу нового ГОСТа организации не обязаны вносить изменения в бланки документов — они будут действующими. Но если руководство примет решение перейти на новые правила оформления документов, новые бланки можно будет утвердить соответствующим приказом. Переделывать инструкцию по делопроизводству не надо.

    Источники


    1. Гонюхов, С.О.; Зинченко, В.И. Азбука милиционера; Красноярск: Горница, 2013. — 382 c.

    2. Делия, В. П. История и методология науки производства / В.П. Делия, Л.Д. Гагут, Ю.А. Гнидина. — М.: Де-По, 2013. — 304 c.

    3. CD-ROM. Юридические науки. Диск 2. Шпаргалки для студентов. — Москва: РГГУ, 2013. — 418 c.
    4. Додонов Большой юридический словарь / Додонов, В.Н. и. — М.: ИНФРА-М, 2013. — 790 c.
    5. Дельбрюк, Б. Введение в изучение языка. Из истории и методологии сравнительного языкознания: моногр. / Б. Дельбрюк. — М.: Едиториал УРСС, 2010. — 152 c.
    Закон о правильном оформлении документов
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here